EOI Andalucía revela las 15 razones para el fracaso de las reuniones entre los directivos andaluces

Las reuniones de trabajo tienen mala reputación. Hay quienes las ven directamente como un instrumento inútil, que sólo sirve para que los directivos justifiquen sus abultados honorarios. ¿A qué se debe esta percepción tan negativa? ¿Son siempre una pérdida de tiempo? ¿Por qué fracasan? ¿Podrían ser útiles? ¿Cuáles son las  claves para que sean más eficaces? Esas son básicamente las preguntas que EOI Andalucía ha tratado de responder en un Informe tutelado por Magdalena Requena Miranda y Pilar González Agudo, profesoras del Área de Recursos Humanos de esta Escuela de Negocios y elaborado a partir de las entrevistas y encuestas realizadas a consultores y directores de recursos humanos vinculados a la Escuela, el cual arroja, entre otros resultados, la conclusión de que las reuniones pueden llegar a ser un instrumento útil para la gestión empresarial, pero habitualmente se gestiona de forma muy deficiente, provocando en numerosas ocasiones esa sensación de fracaso que tan extendida está entre directivos y ejecutivos.

¿Y cuáles son las causas de este fracaso? El Informe de EOI, que forma parte de una serie de documentos sobre "Estilos de dirección en Andalucía", elaborado por la Escuela con motivo de su XV Aniversario en nuestra Comunidad, aporta los quince factores más determinantes, elegidos por los expertos de entre un abanico de cuarenta aspectos que los expertos consideran relevantes en el desarrollo de una reunión. Son los siguientes:

1º. Permitir que la reunión termine sin conclusiones (79,4%).

2º. Desconocer la agenda de la reunión (70,6%).

3º. La ausencia de asignaciones concretas de tareas (67,6%).

4º. La ausencia de decisiones finales (64,7%).

5º. Demorar en exceso el comienzo de la reunión (64,7%).

6º. Imponer una agenda de temas inabordable (61,8%).

7º. Postergar indefinidamente las decisiones estratégicas para centrarse en el día a día (61,8%).

8º. Menospreciar las iniciativas o demandas del equipo (55,9%).

9º. Utilizar las reuniones para reprender o corregir individualmente a uno de sus participantes (52,9%).

10º. Convocar a una reunión para transmitir información que pudiera haberse comunicado a través de otros medios (52,9%).

11º. Convocar las reuniones sin tiempo para que los participantes las preparen (50%).

12º. Celebrar informalmente reuniones paralelas para tomar las auténticas decisiones de forma previa o posterior (50%).

13º. Reuniones multitudinarias sin ocasión para la participación (50%).

14º. Convertir las reuniones en un monólogo por parte de los superiores (47,1%).

15º. Convertir las sesiones en un encuentro de barra de café (44,1%).

Por el contrario, los factores menos valorados son:

- Utilizar las reuniones para colocar medidas, priorizando las individualidades sobre el equipo (5,9%)

- Mirar el reloj en el turno de participaciones (5,9%)

- Otorgar voz, pero no voto (8,8%)

- Permitir un clima de familiaridad inapropiado para un entorno empresarial (8,8%).

Inversamente, el Informe de EOI también muestra la opinión de los expertos sobre las quince claves más relevantes para lograr que las reuniones sean más eficaces. Son las siguientes:

1º. No improvisar, preparar anticipadamente la reunión (79,4%)

2º. Distribuir previamente la documentación necesaria para facilitar el proceso de trabajo en la reunión (73,5%)

3º. Llevar un registro donde se consignen las decisiones adoptadas, normas establecidas y tareas asignadas (70,6%)

4º. Comenzar y terminar puntualmente (70,6%)

5º. Gestionar bien el tiempo de la reunión: distinguir lo urgente de lo importante. (67,6%)

6º. Organizar un orden del día y ceñirse a él. (64,7%)

7º. Convocar reuniones sólo cuando hay temas importantes que tratar, sin periodicidad fija.

8º. Comenzar la reunión estableciendo con claridad su objetivo (58,8%)

9º. Celebrar la reunión sólo en caso necesario (52,9%)

10º. Favorecer el debate constructivo y  las opiniones críticas (52,9%)

11º. Clarificar tareas, compromisos y acuerdos establecidos al finalizar la reunión (52,9%)

12º. Intentar que todos se sientan co-partícipes de las decisiones, aunque sean contrarias a su criterio (52,9%)

13º. Clarificar y comunicar anticipadamente el por qué y el para qué de la reunión (52,9%)

14º. Reconducir con firmeza la dispersión, las digresiones y las pérdidas de tiempo (47,1%)

15º. Establecer la frecuencia de reuniones sobre una base regularmente programada, a la misma hora y día. (44,1%)

Los factores menos votados como importantes para la eficacia de las reuniones son:

- Delegar la conducción de las reuniones en diferentes miembros del equipo de forma rotativa (0%)

- Hacer rondas de preguntas a todos los miembros sobre cuestiones concretas (2,9%)

- Contar con un plan para la discusión y toma de decisiones (2,9%)

-Acondicionar el lugar con mobiliario, material y señales adecuadas (5,9%)

De estos resultados, el Informe de EOI extrae diez conclusiones principales sobre las reuniones como instrumento para la comunicación y la gestión de información dentro de la empresa:

1.- Los expertos no cuestionan la utilidad per se de las reuniones como fórmula para la gestión y organización empresarial. Sin embargo, sí consideran de forma mayoritaria que es un instrumento mal gestionado, que muchas veces acaba en fracaso, y del que por tanto se puede sacar mayor provecho aplicando técnicas y fórmulas que mejoren su eficacia.

2.- Los resultados de la investigación demuestran que los factores más determinantes del fracaso de las reuniones están relacionados con la falta de concreción y de transformación del debate en actuaciones concretas (ausencia de conclusiones, ausencia de asignaciones concretas de tareas, ausencia de decisiones finales...)

3.- También son muy destacados los factores que tienen que ver con la determinación de la agenda u orden del día de la reunión. Establecer una agenda demasiado amplia o ignorar el orden del día son igualmente motivos altamente valorados como determinantes para el fracaso de una reunión. Del mismo se considera altamente perjudicial hacer reuniones con un orden del día de temas que puedan abordarse a través de otros cauces de comunicación, así como establecer agendas en las que los asuntos del día a día quitan sistemáticamente el sitio a los temas de mayor trascendencia.

4.- Los argumentos relacionados con la falta de  una participación real de los equipos configuran el tercer capítulo de problemas que desencadenan el fracaso de las reuniones. Así, se destaca lo pernicioso que resulta que las reuniones se conviertan en un monólogo por parte de los superiores, que sean tan multitudinarias que no haya ocasión para el debate, que se menosprecien las sugerencias de los equipos, o que sean simplemente un foro de cara a la galería en el que no se toman verdaderas decisiones. También se desaconseja su uso para "echar broncas".

5.- Finalmente, se destacan algunos argumentos que tienen que ver con aspectos formales y de organización, como convocar con demasiada premura, demorar en exceso con preámbulos innecesarios el abordaje del orden del día, o permitir un exceso de informalidad.

6. Los factores relacionados con la planificación y sistematización del trabajo son según los encuestados los más decisivos para lograr que las reuniones sean un instrumento de comunicación útil y eficaz en la gestión empresarial. Así, se destaca la importancia de preparar anticipadamente las reuniones, de hacer llegar con suficiente antelación la documentación necesaria, de actuar con un orden del día y de registrar las decisiones tomadas.

7. Hay también una gran coincidencia en torno a la importancia de gestionar bien el tiempo de las reuniones. De hecho, parte de su "mala fama" se debe precisamente a esa sensación de perder el tiempo. En este sentido, los encuestados valoran altamente factores como "empezar y terminar puntualmente", "reconducir la dispersión y las digresiones" "gestionar bien el tiempo de las reuniones, distinguiendo lo urgente de lo importante" o que sólo se convoquen "en caso necesario".

8. Igualmente, los encuestados resaltan la importancia de establecer objetivos claros ("comenzar la reunión estableciendo con claridad su objetivo", "clarificar anticipadamente el por qué y el para qué de la reunión").

9. Finalmente, se otorga gran importancia a la participación del equipo en las reuniones, de modo que éstas no sólo sean el escenario de una comunicación unidireccional, basada en decisiones previamente tomadas, sino un foro abierto en el que hay que "favorecer el debate constructivo y las opiniones críticas" e "intentar que todos se sientan co-partícipes de las decisiones, aunque sean contrarias a su criterio".

10. Inversamente, se les concede muy poca o ninguna importancia a aspectos logísticos y formales, como el mobiliario o sede de la reunión o que la conducción de las reuniones se delegue de forma rotativa en diferentes miembros del equipo.