DocuWare y el grupo sevillano BGM firman un convenio para implantar soluciones de gestión documental

La multinacional alemana Docuware y el Grupo BGM han firmado un acuerdo para implantar en todo el territorio andaluz un programa de gestión documental que permite la digitalización de cualquier documento de una empresa, además de agilizar el almacenamiento y su posterior búsqueda en archivadores electrónicos. De esta manera, el grupo sevillano especializado en nuevas tecnologías se convierte en uno de los cinco partners autorizados de Docuware en toda España.

La aprobación, por parte del Ministerio de Hacienda, de la nueva Orden sobre Facturación Telemática y Conservación Electrónica de Facturas, unido a la creciente demanda de la digitalización de documentos, ha impulsado a la multinacional DocuWare a desembarcar en nuestra región para facilitar a todas las empresas e instituciones los servicios especializados de gestión documental y almacenamiento electrónico de documentos, que facilitan y mejoran el trabajo diario de las empresas.

Según las previsiones manejadas por DocuWare, en el plazo de cinco años la gran mayoría de las empresas andaluzas tendrán implantados los sistemas de gestión documental lo que supondrá un ahorro medioambiental del 90%, al reducirse considerablemente la utilización de papel o cartuchos de tinta de impresoras.

Actualmente, las empresas andaluzas gastan en torno a 8.000 millones de euros al año en material impreso mientras que las compañías de EEUU y Europa gastan anualmente entre 25.000 y 35.000 millones de euros en material impreso y en torno a 100.000 millones de euros al año en la gestión de dichos documentos.

El programa de gestión documental está capacitado para desarrollar las acciones de almacenar, ordenar y compartir la información que se reciben en los distintos departamentos de una empresa. De esta forma, organiza cualquier tipo de documento en un archivador central, ya sean registros, cartas, dibujos, archivos o mensajes de correo electrónico, lo que la convierte en una herramienta esencial para alcanzar la oficina sin papeles.

Asimismo, permite a los usuarios digitalizar, indexar, transferir, mostrar, editar, imprimir y enviar por fax o por correo electrónico esta amplia variedad de documentos. El acceso a los documentos almacenados se controla mediante una detallada estructura de autorización, que asegura que los trabajadores, proveedores, clientes accedan a la información que les está permitido en función de su nivel de permiso.

Junto a estas características, una de las ventajas más significativas que ofrece este software es el de permitir a las empresas y sus trabajadores acceder a la información registrada en el archivador central desde cualquier parte del mundo, mediante internet o intranet. Por otra parte, DocuWare ofrece también mayor seguridad sobre los documentos (robo, pérdida, incendio), mayor seguridad sobre el acceso a los documentos, flujo de tareas entre los departamentos de la entidad (workflow), además de otras ventajas económicas derivadas del ahorro de espacio de archivo, de fotocopias y del tiempo de almacenamiento y recuperación.

Junto a las ventajas comentadas, hay que señalar que la implantación de este software permitirá una importante reducción en el gasto de papel y su gestión, con el consiguiente beneficio económico para la empresa que lo aplica y la mejora medioambiental.