Resulta bastante interesante desde el punto de vista de la competitividad empresarial, la aplicación de las nuevas tecnologías de la comunicación y la información en el seno de la propia empresa; bien sea como herramienta de gestión y/o tramitación de documentos.
Para este nuevo año 2005, el planteamiento general a nivel profesional y empresarial no es otro que introducir definitivamente “la informática” como un compañero más de trabajo en quien apoyarnos.
No debemos confundir el mero hecho de tener un ordenador en la mesa del jefe u otro empleado -utilizándose a veces como una simple máquina de escribir-, con otra cosa diferente, como es la aplicación de nuevas tecnologías de la comunicación en banda ancha.
El tamaño de la empresa no es óbice para que una empresa grande o pequeña, utilice estas herramientas que están tan cercanas al mundo de la empresa como a los ciudadanos en general. Se tiende erróneamente a pensar que las NTIC sólo han de aplicarse en grandes empresas, siendo incluso igual o más útil en Pymes.
Sería un buen deseo, al igual que hemos pensado hace unos días de final de año, hacer propósito de enmienda en ciertos temas como: hacer más deporte, comer un poco menos, dejar de fumar, estudiar o perfeccionar el poco inglés que dominamos….etc deberíamos también proponernos a nosotros mismos implantar definitivamente un sistema de gestión y tramitación de documentos totalmente informatizado en nuestra empresa.
No sólo basta con tener buenas herramientas, debemos esforzarnos por utilizarlas, pasando a dominarlas cada vez mejor. Ello redundará en el beneficio competitivo de la empresa. Utilizando las nuevas tecnologías, se gana tiempo -aunque al principio de piense que se pierde-, se tramitan documentos diarios que sería imposible tramitar, si hubiese que ir físicamente a los diferentes registros oficiales.
A título de ejemplo, citaría algunas herramientas que hasta ahora utilizan las asesorías – y no todas – y que poco a poco pueden ir utilizando las empresas diariamente en su cotidiano quehacer:
* Tramitación gestión e incluso pago de los Seguros Sociales, TC-1 y TC-2, vía intenet ante la Tesorería General de la Seguridad Social, bien a través de la modalidad Cobro Electrónico o Cargo en Cuenta, sin necesidad de salir del despacho. Tramitación de Altas y Bajas de trabajadores. Solicitudes de vida laboral, certificados de estar al corriente…etc. Todo ello a través del Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos)
* Tramitación de contratos laborales vía Internet ante el Servicio Andaluz de Empleo (SAE), a través de Contrat@ en su oficina virtual.
* Tramitación de accidentes laborales ante la mutualidad correspondiente a través del Sistema Delta.
* Tramitación ante la Agencia Estatal Tributaria o ante la Consejería de Hacienda de la Junta de Andalucía de diferentes declaraciones trimestrales o informativas.
* Bajarnos de los diferentes organismos públicos y privados diferentes modelos y/o programas de tramitación.
* Transmisión de listados de facturas, documentos, impresos..etc con diferentes empresas y/o con nuestros asesores.
Y así, un sin fin de actuaciones oficiales y no oficiales que potenciarían nuestro entorno competitivo mucho más de lo que podemos imaginar.
Dependiendo del nivel informático de cada empresa, parecerá una utopía para algunos y una simpleza para otros.
No se asuste, son programas y páginas web, diseñadas de forma que resultan muy fácil de utilizar por cualquier persona con conocimientos informáticos a nivel de usuario. Además son ofrecidos por las administraciones y entidades privadas de forma gratuita.
Es un buen y simple deseo, que debemos hacer realidad a lo largo de este nuevo año, seguro que lo agradecerá su empresa los próximos ejercicios económicos.
josevalero@economistas.org