\u00bfPor qu\u00e9 la gesti\u00f3n de cat\u00e1logos es su mejor herramienta para el control de costes?<\/strong><\/p>\n Necesariamente los objetivos que siempre se persiguen son: ahorrar costes, evitar costes no necesarios y controlar los costes. Los cat\u00e1logos no resultan decisivos para conseguir ahorrar costes y tienen un impacto reducido a la hora de identificar y evitar costes superfluos, en este apartado es sabido que se pueden evitar ciertos costes si existen mecanismos de aprobaci\u00f3n adecuados (responsables de asegurar que las compras a realizar s\u00f3lo son las realmente necesarias). Podr\u00edamos pensar, de lo dicho, que deber\u00edamos evitar el uso de cat\u00e1logos, pero mi parecer es que cuando se trata de mejorar el control de los costes, \u00e9stos pueden hacer maravillas.<\/p>\n \u00bfPor qu\u00e9 afirmo esto?. En primer lugar, un cat\u00e1logo es a menudo la mejor herramienta para asegurar que se capturen necesidades de compras que est\u00e9n afectados por ahorros negociados. Es bien conocido que,\u00a0en una organizaci\u00f3n de Compras, entre 30 y 40 c\u00e9ntimos de los ahorros negociados nunca se materializan.<\/strong>\u00a0Hay muchos condicionantes que justifican esto, incluyendo el \u201cgasto intencional inconformista\u201d, pero las razones m\u00e1s habituales incluyen la falta de conocimiento de los productos y servicios cubiertos por un contrato o la escasa facilidad para identificar el producto o servicio correcto para cubrir una necesidad.<\/p>\n Un cat\u00e1logo bien estructurado, conteniendo todos los productos y servicios contratados (as\u00ed como las preferencias de compra), facilita que un comprador identifique m\u00e1s adecuadamente la idoneidad de los productos o servicios necesarios, y adem\u00e1s garantice que lo que se solicita forma parte de un contrato con precios negociados. Un usuario puede hacer una b\u00fasqueda b\u00e1sica de lo que se requiere, mientras que el uso de un cat\u00e1logo \u201cinteligente\u201d lleva al usuario directamente al producto o productos m\u00e1s adecuados, permitiendo la creaci\u00f3n de una solicitud de compra con un solo click, a falta de pasar por la tarea de aprobaci\u00f3n que se hubiera definido, o permitiendo la creaci\u00f3n del pedido de compra con ese \u00fanico click, si no fuera necesario ning\u00fan flujo de aprobaci\u00f3n.<\/p>\n En segundo lugar, un cat\u00e1logo es una de las mejores herramientas que una organizaci\u00f3n tiene para asegurarse de que hay un\u00a0punto centralizado desde donde capturar todos los gastos de la organizaci\u00f3n<\/strong>, e incluso sirve para garantizar la no existencia de un producto o servicio contratado que satisfaga las necesidades del solicitante. Un cat\u00e1logo moderno permite al comprador no s\u00f3lo comprar productos y servicios bajo contrato, sino tambi\u00e9n enlazar el proceso con flujos de aprobaci\u00f3n (permitiendo minimizar el esfuerzo de confrontaci\u00f3n de facturas y su pago posterior). Estamos hablando de la catalogaci\u00f3n de productos y de servicios. Un cat\u00e1logo efectivo proporciona \u201cformularios\u201d que permiten que los servicios est\u00e1ndar sean solicitados con especificaciones previamente determinadas (horas\/d\u00edas o tareas fijas, ubicaciones, etc) y siempre con la capacidad de enlazar de una manera sencilla con procesos de negociaci\u00f3n.<\/p>\n Pero a\u00fan hay m\u00e1s, un cat\u00e1logo eficiente tambi\u00e9n incluye\u00a0la capacidad de realizar RFXs simples para aquellos productos o servicios personalizados y que no se encuentren en el cat\u00e1logo.<\/strong>\u00a0Un usuario simplemente introducir\u00e1 las especificaciones, las comunicar\u00e1 a los proveedores, que proporcionaran ofertas, ofertas que se comparan para determinar la mejor adjudicaci\u00f3n. Esta adjudicaci\u00f3n desencadenar\u00e1 la compra, si se tiene la disponibilidad presupuestaria y si el solicitante tiene capacidad de autorizaci\u00f3n de la compra o se facilitar\u00e1 el direccionamiento de la solicitud al aprobador identificado por el sistema en base a la definici\u00f3n de los flujos de aprobaci\u00f3n.<\/p>\n En tercer lugar, el solicitante puede comunicar toda la informaci\u00f3n de la que disponga para que sea conocida inmediatamente por parte de un comprador senior y, de esta manera, \u00e9ste proporcionar\u00e1 toda la ayuda\/conocimiento para garantizar una correcta respuesta de los proveedores ante la demanda solicitada. El comprador senior puede entonces guiar al solicitante hacia un producto o servicio apropiado existente en el cat\u00e1logo, o puede crear una\u00a0RFX\/Subasta<\/a>\u00a0adecuada, en el supuesto de no existir nada parecido en el cat\u00e1logo. Para el caso de tratarse de una necesidad con un alto coste, el comprador senior puede asumir el proceso de b\u00fasqueda y adjudicaci\u00f3n de la mejor oferta procedente de proveedores consultados.<\/p>\n Los mejores cat\u00e1logos son aquellos que permiten capturar el gasto a lo largo de toda la organizaci\u00f3n, y esa es la clave del control de los costes<\/strong>, facilitando el conocimiento de la cuant\u00eda del gasto, la naturaleza de este o la distribuci\u00f3n del suministro entre los distintos proveedores. Conocer los proveedores seleccionados es fundamental para gestionar los costes y definir las estrategias de futuras compras en cada una de las categor\u00edas de suministros. Es por esto por lo que todos los proyectos en donde se busca un adecuado\u00a0an\u00e1lisis de los gastos<\/a>\u00a0comienzan con la recopilaci\u00f3n de los mismos desde sistemas dispares y persiguiendo la normalizaci\u00f3n dentro de un sistema unificado que permita un an\u00e1lisis m\u00e1s efectivo y bajo distintas dimensiones (categor\u00edas de compra, solicitante o proveedores). Pero, como todos sabemos, una empresa con altos vol\u00famenes de compra, necesitan recopilar, depurar, mejorar y analizar todos los par\u00e1metros asociados a la compra. Estas tareas conllevan por lo generar entre 6 semanas y 6 meses. Estos plazos tienden a convertir el gasto en obsoleto. Sin embargo, si los gastos pasan por un cat\u00e1logo, la centralizaci\u00f3n, la categorizaci\u00f3n y los datos depurados ya est\u00e1n all\u00ed, los gastos se pueden analizar en tiempo real, permitiendo implementar correcciones con la misma rapidez.<\/p>\n Por todo lo descrito, los cat\u00e1logos siguen siendo la mejor herramienta de control de costes que puede utilizar. \u00bfQu\u00e9 otra herramienta puede extenderse r\u00e1pidamente al conjunto de solicitantes a lo largo de la organizaci\u00f3n?<\/p>\n <\/p>\n Michael Lamoureux |\u00a0<\/strong>Analista en Spend Matters Aquellos que me conozcan y conozcan mi constante b\u00fasqueda para conseguir que las organizaciones implementen mecanismos anal\u00edticos modernos y plataformas de aprovisionamiento caracterizadas por la b\u00fasqueda de la optimizaci\u00f3n, probablemente ahora mismo est\u00e9n confusos al no relacionar directamente el t\u00edtulo de este art\u00edculo con los objetivos que siempre he perseguido. 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No se necesita formaci\u00f3n para usar nuestra soluci\u00f3n orientada a cliente, lo que garantiza una m\u00e1xima adopci\u00f3n por parte de los usuarios y permite conseguir una disminuci\u00f3n significativa del gasto Maverick en su organizaci\u00f3n.<\/em><\/h6>\n
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