Hace unas semanas, un cliente nuevo me comentó indignado que sus proveedores le estaban poniendo problemas en la negociación de los pagos y no entendía por qué. Se trata de una sociedad mercantil, y digo que es cliente nuevo no porque sea de reciente constitución, sino porque venía de otro asesor con el que el administrador no estaba demasiado contento.
Pues bien, indagando su situación en el Registro Mercantil, comprobé que no estaban depositadas las cuentas anuales de los últimos ejercicios. ¡He aquí el problema!
La Ley de Sociedades de Capital establece que los administradores de una sociedad mercantil están obligados a formular las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social. Salvo excepciones, el ejercicio social suele coincidir con el año natural, por lo que las cuentas se deberán formular antes del 31 de marzo.
Las cuentas anuales comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos documentos forman una unidad y deberán ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Estas cuentas anuales elaboradas por los administradores de la sociedad deberán ser aprobadas por la junta general ordinaria, la cual resolverá también sobre la aplicación del resultado del ejercicio de acuerdo con el balance aprobado. Esta junta general debe reunirse dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, y dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas, los administradores de la sociedad deberán depositar las mismas en el Registro Mercantil del domicilio social.
Como todos sabemos, el Registro Mercantil es un registro público, es decir, cualquier persona puede solicitar todo tipo de información sobre cualquier sociedad. De ahí que conocer la información económica depositada por una empresa sea importante para sus proveedores y acreedores puesto que, como dice la Ley, debe reflejar “la imagen fiel” de su patrimonio y de su situación financiera. Por tanto, se trata de una información esencial a la hora de valorar la solvencia y capacidad de pago de una empresa.
Si una sociedad no deposita las cuentas, la primera conclusión que extraerán sus acreedores es que trata de ocultar su situación financiera porque la empresa no va bien. Por eso, no se entiende que una empresa que tiene una situación saneada incumpla esta obligación, y menos se comprende que un asesor no informe debidamente a sus clientes sobre la importancia de cumplir con este trámite.
Y no se trata solo de la imagen de la empresa, porque el Registro Mercantil no admitirá la inscripción de ningún acto de aquella sociedad que se encuentre en esta situación irregular por no depositar sus cuentas, además de que el incumplimiento de sus obligaciones por parte del administrador puede dar lugar a su propia responsabilidad.
Pero todo tiene solución… y si hay empresas que se encuentran en esta situación deben saber que se puede regularizar.
Mercedes Sampedro 
Abogada y Asesora Fiscal
