Begoña Gosch 
Socia Fundadora Outkom Comunicación
Profesora del Programa Ejecutivo Dirección de Proyectos – EOI Escuela de Negocios
Es bien sabido que las grandes empresas han reclutado, desde hace ya muchas décadas, talento altamente cualificado capaz de gestionar las diferentes áreas de negocio de una modo profesional y sistemático. Estas prácticas han inspirado a las pymes y hace tiempo que venimos viviendo un incremento exponencial del número de empresas que fomentan que sus empleados se formen en materias que mejoren sus habilidades profesionales, como es el caso de la Dirección de Proyectos.
Quien más quien menos ha ‘llevado’ un proyecto en algún momento de su carrera, pero eso ya no es suficiente. Focalizándonos en el tema de la comunicación, y tan solo a modo de ejemplo, en numerosas ocasiones habremos acometido proyectos en los que hayamos ido decidiendo sobre la marcha qué información había que distribuir en un momento dado o quién debería recibirla. Hoy eso ya no es aceptable y antes de iniciar cualquier proyecto sabemos que es fundamental para su éxito planificar los pasos que deberemos dar en materia de comunicación.
Un director de proyectos dedica hasta un 90% de su tiempo a comunicar. Una cifra que causa, como poco, sorpresa cuando hablamos de las comunicaciones en los proyectos, es la referente a que el director de un proyecto puede dedicar hasta un 90% de su tiempo a la gestión de la comunicación. Pero si nos paramos a pensar un momento y analizamos nuestro día a día, veremos que casi permanentemente estamos ocupados en comunicar, bien sea en el terreno profesional o en el personal. Y si damos un pequeño paso más, observaremos que nuestras audiencias, aquellas personas o grupos de personas con los que nos comunicamos, no son ni más ni menos que lo que se ha dado en llamar nuestros interesados, los conocidos como stakeholders del proyecto.
Los stakeholders son la piedra angular de los proyectos y la comunicación nuestro modo de relacionarnos con ellos. Ellos son la piedra angular sobre la que se fundamenta todo proyecto. Son la clave, puesto que si conseguimos ejecutar nuestra labor de modo que queden satisfechos, es más que probable que podamos hablar de una consecución exitosa del proyecto. Y la herramienta que utilizamos para trabajar con ellos, para relacionarnos con ellos, es precisamente la comunicación, que nos permitirá conectar la información de nuestro proyecto con los interesados del mismo.
Como ya se ha dicho, la planificación será esencial para alcanzar nuestros objetivos. Debemos analizar qué información necesitarán nuestros stakeholders o cómo y cuándo se la haremos llegar. Pero un buen profesional de la Dirección de Proyectos también preverá de antemano los mecanismos necesarios para que la información que genere el proyecto pueda ser debidamente archivada de modo que sea fácilmente accesible, tanto a lo largo de la vida del proyecto como en el futuro. Esto -que así escrito- puede resultar una obviedad, es uno de los grandes problemas a los que se enfrentan innumerables empresas e instituciones todavía en la actualidad y cobra especial relevancia en el marco virtual en el que estamos inmersos y que, previsiblemente, seguirá expandiéndose no ya a futuro, sino a corto y medio plazo.
Analizar quiénes son los stakeholders y conocer sus necesidades es esencial para el éxito del proyecto. Asimismo, para planificar una correcta estrategia de comunicación, tendremos que estudiar el entorno en el que se desarrollará nuestro proyecto y los diferentes niveles de conocimiento o actitud de los interesados hacia el mismo. Entre otros, deberemos conocer y tener presente las posibles relaciones existentes entre los stakeholders, su influencia, potencial impacto o grado de entendimiento, ya que todo ello puede jugar un papel decisivo en el éxito o fracaso de un proyecto.
Como hemos visto, la gestión de las comunicaciones del proyecto versa sobre información, pero también y más importante, sobre tomar conciencia de quiénes son y cómo son las personas con las que habremos de comunicar. Son precisamente ellas quienes experimentarán el cambio, menor o mayor, que todo proyecto trae consigo. Y, como todo cambio, es previsible que haga surgir una resistencia que deberemos gestionar de forma profesional y planificada para que nuestro proyecto llegue a buen puerto.
