IgnacioChico (2)En marzo de 2014 se inauguró una nueva exposición en los Archivos Nacionales de Estados Unidos en Washington DC. Entre otras cosas, allí se pueden ver expuestos el certificado de matrimonio de Adolf Hitler firmado por Goebbels como testigo, una postal de Saddam Hussein a George Bush, y una solicitud de Michael Jackson para patentar los zapatos que se pegaban al suelo y le permitían inclinarse hacia delante sin caerse. La exposición se llama “Making Their Mark” (algo así como “Dejando su huella”) y pretende mostrar cómo la historia del mundo se puede explicar a través de firmas.

Durante los meses previos a la inauguración, mientras los archiveros estadounidenses estaban ocupados rastreando millones de documentos disponibles, al otro lado del Atlántico se trabajaba con firmas de otra manera.

La nueva directiva de la Unión Europea  sobre identificación y servicios fiduciarios electrónicos  (eIDAS) estaba a punto de ser aprobada, con el fin de eliminar los últimos obstáculos para una adopción europea integrada de transacciones e identificación digital. En julio, la legislación se había aprobado por el Parlamento Europeo y el Consejo de Ministros[i]. El 14 de octubre se presentó mundialmente.

La legislación europea sobre el uso de firmas electrónicas ha estado sobre la mesa desde 1999[ii]. Sin embargo, fracasó al no tener en cuenta que las firmas electrónicas no están aisladas, sino que forman parte de una transacción y requieren una implementación consistente y uniforme para funcionar correctamente.

Los estados miembro podían interpretar y aplicar la directiva de forma diferente. Esto significaba que las empresas tenían que lidiar con un panorama muy complejo e inseguro. La directiva tampoco tocaba áreas como los estándares de confianza mundial y autenticación que son esenciales para transacciones seguras y fiables.

Como resultado de esta situación, muchas empresas europeas se encontraron tratando de transformarse en compañías ágiles y digitales a la par que quedaban presas de la dependencia de las firmas manuscritas.

La asociación global para el sector de la información, AIIM, descubrió recientemente que en todo el mundo aproximadamente la mitad de las empresas imprimen documentos solo para obtener una firma válida legalmente[iii]. En el Reino Unido, esta cifra se incrementa hasta llegar al 84%[iv], con más de un cuarto de las empresas -1%- añadiendo un día más a este proceso solo para recopilar todas las firmas.

Los procesos de gestión de la información se han convertido en caóticos. La mitad (49%) de las empresas encuestadas por AIIM admiten que imprimen y firman documentos solo para escanearlos y volver a almacenarlos en sus sistemas de DM y ECM. Un tercio confiesa que imprimen al menos tres copias adicionales de cada documento en el proceso con el fin de recopilar todas las firmas necesarias.

Cualquier cosa que pueda eliminar o reducir tales ineficacias y proporcionar información a los equipos de gestión para añadir valor y conocimiento a las empresas será bienvenida.

La nueva regulación pretende conseguir esto para las empresas europeas. Establece, entre otras cosas, un marco legal uniforme para las firmas y sellos electrónicos (que garanticen la autenticidad y el origen para prevenir falsificaciones) y para servicios registrados de entrega. Este marco legal  validará la fuente y la integridad de los documentos y de las firmas electrónicas, allanando el camino hacia transacciones, aplicaciones y suministro de servicios públicos seguros.

La Unión Europea estima que cada día se hacen mil millones de firmas[v] y que la nueva legislación probablemente acelerará esta tendencia aún más.

Sin embargo, ser capaz de trabajar con documentos firmados electrónicamente es solo parte de la historia. Las empresas aún tienen que responder al reto de todo el papel que sigue existiendo. Sin mencionar todo el papel que sigue llegando. Una gestión robusta de la información adopta la digitalización del papel, el almacenamiento, la seguridad, la gestión, el acceso, el archivo y la eliminación, todos aspectos importantes como nunca en cualquier empresa digital, e incluso aún más.

Hay aún una perspectiva más. Las firmas no solo son administrativas, sino que también son simbólicas. Desde los certificados de nacimiento y matrimonio hasta las últimas voluntades y los testamentos, una firma manuscrita es nuestra forma de decir que algo importa: yo anuncio, yo estoy de acuerdo, yo apruebo, yo me comprometo.

Afortunadamente las firmas electrónicas y las manuscritas no son excluyentes. Un tratado histórico internacional no es lo mismo que una solicitud para un préstamo de cinco páginas. Algunas cosas se han creado con el único objetivo de ser firmadas a mano y para ser conservadas en papel. Después de todo, ¿quién querría visitar un museo para ver una exposición de correos electrónicos?

 

Ignacio Chico

Director General de Iron Mountain España

 

[i] http://certifiedsignature.eu/

[ii] e-signatures (Directive 1999/93/EC)

[iii] Digital Signatures: Ready for Production, AIIM, Septiembre, 2014

[iv] http://yougov.co.uk/news/2013/10/24/more-8-10-uk-companies-print-documents-just-get-th/

[v] Neelie Kroes speech press release, European Commission eIDAS regulation launch event, 14 October, 2014