Al hablar de iniciación, nos referimos a aquel proceso en el que se analiza la viabilidad de un proyecto, se fijan sus objetivos de alto nivel y se toma la decisión de invertir o no en él; los objetivos fijados constituyen la cimentación de la planificación de detalle posterior.
La viabilidad debe considerar tanto aspectos financieros como económicos, de recursos humanos materiales, tecnológicos, legales, etc. Es una fase de complejidad alta, al involucrar a interesados de departamentos u organizaciones con intereses, culturas y objetivos diferentes: a modos de ejemplo, dentro de una empresa, ¿qué tiene en común una persona de I+D+i cuyo interés es, fundamentalmente, científico-técnico y a largo plazo con otra perteneciente a la fuerza de ventas cuyo interés es económico y más orientado al corto plazo?, ¿y un promotor con un subcontratista? Alguien debe poner orden en este caos de opiniones e intereses a menudo divergentes para decidir si acometer o no el proyecto y definir objetivos claros y realistas.
En una ocasión leí en uno de mis libros -lamento no poder decir de quién era la idea pues, a pesar de haber buscado y rebuscado en mi biblioteca, no he conseguido dar con el autor- que de las miles de cosas o escenarios que pueden suceder en el futuro sólo sucederá una. Sí, los humanos sabemos poco sobre el futuro que debemos construir. No somos capaces de anticipar las reacciones que se producirán como consecuencia de nuestras acciones. La viabilidad y nuestros planes se basan en tantas asunciones respecto al futuro que con frecuencia resultan ser, en el mejor de los casos, parcialmente correctas.
Y sin embargo, y a pesar de las limitaciones de la planificación, en todo proyecto humano es imprescindible planificar para poder luego ejecutar y construir… Ser consciente de las limitaciones y de la probable falibilidad de nuestros planes ya es bastante; no hay nada peor que los falsos adivinos que pretenden hacernos creer en teorías de futuro o en planes de negocio infalibles que nunca se cumplen. Es por esto, que la iniciación es un ejercicio continuo de adaptación a una realidad cambiante; es por esto que los proyectos deben “reiniciarse” -replanteando su justificación o conveniencia- de manera periódica. Quizá el proyecto finalizado tenga poco que ver con la idea original; ¡no importa! Lo realmente importante es la utilidad final del mismo, alcanzada mediante la paulatina adaptación de nuestros planes -a través de un mecanismo de prueba y error- a la realidad cambiante.
El futuro es una página en blanco y depende de nosotros su construcción, es nuestra gran responsabilidad. El progreso no está garantizado, la regresión también es posible. Iniciar los proyectos necesarios en un entorno de recursos limitados es una tarea esencial de la gestión de proyectos.
El documento de análisis en el que se basa la decisión de iniciación recibe el nombre de Plan o Caso de Negocio. Cabe preguntarse entonces, ¿cuáles son los objetivos de un buen Plan de Negocio? Básicamente se trata de: 1. Intentar predecir, lo más aproximadamente, cual será ese escenario único que sucederá en el futuro y, 2. Establecer si, dentro de ese escenario previsto o nominal, nuestro proyecto -ahora sólo una idea a modo de esbozo- “dará sus frutos” o beneficios… Atención: si el escenario real no fuese el previsto, los beneficios podrían cambiar. Pero, ¿qué necesitamos para conseguir un Plan de Negocio de calidad? Al igual que cuando nos proponemos hacer nuestro plato de comida favorito, necesitamos disponer de: 1. Buenos ingredientes, 2. Un proceso bien definido para gestionar las tareas a realizar, 3. Herramientas adecuadas y 4. Liderazgo en la gestión.
– En este caso, los ingredientes son los datos (costes, ingresos, riesgos, restricciones, etc). Si no dispusiésemos de ellos, por falta de experiencia previa, es preciso ir a un “mercado de expertos independientes” donde podamos “aprovisionarnos” de información fiable; es lo más barato, por caro que pueda parecer. En esta búsqueda de información se recomienda cautela y prevención tanto frente a los falsos expertos – personas que, careciendo de experiencia, prefieren opinar a callar-, como frente a expertos no independientes que desean que el proyecto se realice a toda costa debido a intereses personales.
– Entre las diversas herramientas utilizadas en la elaboración de planes de negocio, se encuentran las relacionadas con la investigación de mercado, financieras, riesgos, etc.
– Un proceso bien definido nos permite asegurar la consistencia en la realización de los planes de diferentes proyectos, permitiendo la posterior comparación y selección. Además, debe ser lo suficientemente flexible y simple como para permitir introducir cambios al Plan sin un coste excesivo.
– El liderazgo proporcionado por el Patrocinador, que es la persona con responsabilidad última del éxito del proyecto, es esencial para dirigir el equipo encargado de la elaboración del plan -entre los que debería encontrarse el futuro director de Proyecto- y los conflictos que con toda seguridad se plantearán.
Actualmente, disponemos de numerosos datos históricos de proyectos terminados, de procesos bien definidos y de multitud de herramientas. Sin embargo, el número de proyectos fracasados sigue siendo inaceptablemente alto. Aunque los cambios dramáticos e imprevisibles del entorno puedan explicar el fracaso de algunos proyectos bien iniciados, una mayoría de fracasos se deben a un déficit o a errores de alguno o varios de los cuatro factores anteriormente enumerados; estos errores se materializan en Planes de Negocio y, por ende, en decisiones de iniciación incorrectas.
Una gestión integral de proyectos proporciona un conjunto de principios de gestión, valores personales y herramientas que permiten mitigar tanto la probabilidad como el impacto negativo de los errores en nuestros Planes de Negocio. La implantación efectiva de la gestión de proyectos dentro de una organización ha dejado de ser una opción para pasar a ser una exigencia. Es nuestra responsabilidad.
Adriano Coronel
Director Comercial del Instituto Nacional de Técnica Aeroespacial
Director Curso Superior en Dirección de Proyectos de EOI
