IDEAS

¿Cómo afecta a las compras la nueva Reglamentación para la Protección de Datos (GDPR)?

Brenton Walton. Director de Desarrollo de Negocio y Marketing en SynerTrade

¡Ya está aquí! El nuevo reglamento de la UE que afecta a la protección de datos ya ha entrado en vigor para todas las empresas con sede en la Unión Europea, afectando también a cualquier negocio que se desarrolle a nivel mundial y que recopile, procese y almacene datos personales procedentes de Europa, independientemente de la ubicación de la empresa. Es decir, el objetivo es garantizar el control sobre la forma en que se recogen, utilizan, comparten y almacenan los datos.

La nueva ley de protección de datos se ha diseñado para cumplir con la restricción de obtener el consentimiento de utilizar los correos electrónicos, tanto de los clientes actuales, como de los potenciales. Incluso los profesionales de RR. HH. tendrán que cumplir con cualquier petición de un exempleado, sin periodo de gracia o de transición. Si su organización no cumple con las normas, las empresas podrán ser multadas. Todo ello es esencial para compras, pues deben saber si alguno de sus proveedores o cualquier tercero con el que trabaje, no cumple con los requisitos de la nueva reglamentación GDPR.

¿Cómo afecta a los Departamentos de Compras?

  1. Recopilación de los datos. ¿Existen limitaciones, restricciones o controles de acceso para poder consultar dichos datos personales?
  1. ¡Digitalice los datos! Este reglamento también incluye cualquier dato pasado disponible en soporte papel. Por lo tanto, ahora es el momento perfecto para controlar el acceso a la información, con el fin de cumplir con las regulaciones pertinente.
  1. Depure sus datos. Poder deshacerse de todos aquellos datos incorrectos u obsoletos.
  1. Analice sus contratos actuales. Cubre la necesidad de gestionar de manera segura los términos y las condiciones de cada contrato y, de esta manera, garantizar la trazabilidad sobre dónde se pueden obtener ahorros.
  1. Mejore y actualice los actuales sistemas. Es una oportunidad para reevaluar los sistemas existentes para realizar mejoras como, por ejemplo, en la gestión de relaciones con proveedores o la gestión de contratos. De esta manera, se requiere la búsqueda y evaluación de la mejor tecnología que pueda cumplir con los requerimientos marcados.
  1. Comience ya la planificación de las tareas necesarias. De acuerdo con lo establecido, cualquier incumplimiento del mismo requerirá un período máximo de 72 horas para subsanarse. Es el momento de dar los pasos apropiados y gestionar procesos de comunicación a los equipos internos sobre el nuevo reglamento.
  1. Saque provecho de sus datos. Una vez que los datos estén correctamente depurados, puede llevar a cabo cualquier análisis en profundidad basado en los mismos y extrapolarlos a sus proveedores para poder tomar mejores decisiones en el ámbito de las compras.

Cómo SynerTrade puede ayudarle de inmediato

¡En SynerTrade ya estamos preparados! Nuestros clientes europeos se centran, desde hace 17 años, en las tareas de “compliance” y de regulación. SynerTrade, como líder mundial en soluciones de compras digitales, colabora con los equipos de compras a la hora de depurar sus datos y de gestionar todos los procesos de aprovisionamiento, las relaciones con proveedores, así como la colaboración y el control de todos los datos relativos a la cadena de suministro. Por ser una empresa nacida en Europa, se constituye como un partner tecnológico diferenciador frente a otros con poca o ninguna presencia en Europa, y que además han de acondicionar sus soluciones a regulaciones cambiantes dentro del marco europeo. SynerTrade cumple con cada una de las nuevas regulaciones y garantiza una transición sin esfuerzos hacia las mismas.

 

Brenton Walton | Director de Desarrollo de Negocio y Marketing en SynerTrade

Artículo incluido en el número de junio de la revista Agenda de la Empresa