La elección de un software de Supplier Relationship Management (SRM) es un paso adelante con el propósito de alcanzar un mejor rendimiento y un mayor valor añadido para su empresa. Es fundamental que tanto los empleados como los proveedores se sientan cómodos usando la solución.
1/ Creación y Mantenimiento de una completa base de datos de proveedores. La base de datos de proveedores es la parte más importante de todos los procesos de compras. Es por eso que debe contener la información más completa y relevante. Con el módulo de gestión de relaciones con proveedores (SRM) y las soluciones de e-sourcing (negociación) le permiten adoptar un enfoque colaborativo al integrar nuevos proveedores en su cadena de valor.
2/ Identificación de la información necesaria. Por nuestra parte hemos destacado regularmente la importancia de clasificar a los proveedores, anticipar los riesgos de los mismos y gestionar los flujos de información con precisión. Es fundamental que el primer paso sea identificar correctamente toda la información necesaria de un proveedor.
Cuanto más se anticipe a las necesidades de información, más confianza se transmite a los proveedores y será más fácil su incorporación a la plataforma de gestión de compras. ¡No olvide que la preparación es la clave del éxito de un proyecto!
3/ Piense en “personalización”. Cada departamento de compras construye sus procesos de acuerdo a la actividad que desempeña.
La mayoría de las soluciones ofrecen rutas únicas, pero conlleva el riesgo de no obtener toda la información necesaria y, además, suele resultar complejo el cambiar los procesos una vez que su SRM esté activo. No olvidemos que la gestión precisa de la relación con los proveedores es una garantía de rendimiento para toda la empresa no sólo para el departamento de compras.
4/ Comuníquese con sus proveedores. La comunicación es un paso importante para garantizar el éxito del proceso de registro de proveedores. Vale la pena prepararla cuidadosamente desde el momento en que se defina el plan de implementación del SRM. Tendrá que explicar a sus proveedores los beneficios que obtendrán: incrementar el número de oportunidades de participación en procesos de licitación, garantizar la transparencia en cuanto a los criterios de selección de proveedores y reducir los períodos de pago son algunos de los argumentos que pueden ofrecerse a los proveedores.
Aproveche al máximo estas comunicaciones para fortalecer la relación con sus proveedores, proporcionando respuestas a sus preguntas.
5/ Establezca un sistema de evaluación. El objetivo es poder tener un sistema SRM que le proporcione adecuadamente las métricas de sus procesos de compras. Estas métricas (KPIs), una vez más, deben adaptarse a los entornos y objetivos específicos de cada compañía. La adecuada elección de los KPIs y el análisis de sus valores garantizará la evaluación correcta de cualquier actividad con proveedores, identificando posibles cuellos de botella y facilitando los ajustes necesarios para minimizar riesgos de suministro.
Evaluación significa facilitación: saber cómo sus proveedores interactúan con su solución proporciona información crucial para alcanzar lo que a partir de ahora debe ser visto como un entorno colaborativo y con total transparencia, ayudando a la optimización de todos sus procesos.
La incorporación de información de proveedores implica una gestión especializada en los procesos de implementación de una solución SRM, ya que esta etapa define si la herramienta se adaptará con éxito a sus procesos. Utilizando estos consejos se asegurará que su empresa tenga los fundamentos claves para optimizar el rendimiento de cada contratación y conducirá a sus proveedores a una dinámica de colaboración “virtuosa”.
Jaime López | Director de Pre-Venta en SynerTrade
