IDEAS

Presupuestando la transformación digital en las Compras

Kelly Barner. Owner and Managing Director Buyers Meeting Point

A finales del año, todas las empresas se centran en la toma de decisiones en cuanto a inversiones para el nuevo año. El comienzo de un nuevo año conlleva necesariamente nuevos presupuestos -con sus previsiones en lo que respecta a desviaciones de los mismos-.

La gestión del gasto en compras puede llevarnos a solicitar un volumen de fondos que cubran las compras previstas, sin más, pero esto no suele ser así de sencillo. Los departamentos de compras tienen diferentes argumentaciones para justificar importes requeridos en el proceso de presupuestación, y más cuando se trata de invertir en una nu+eva tecnología. Una partida presupuestaria para cubrir tareas de Transformación Digital ha de justificarse como la diferencia entre “avanzar” o “estancarse”.

Los departamentos de compras que se han “transformado” con éxito alcanzan relaciones mucho más estrechas, tanto con todas las partes interesadas en el proceso de aprovisionamiento, como con el consejo de administración de la compañía. Esto se debe en parte a la optimización del acceso a la información que una transformación digital proporciona y en parte también a que dicha información está actualizada en tiempo real y tiene en cuenta todos los sistemas de gestión debidamente integrados.

Una “transformación digital en los procesos de compras” comienza con un simple paso: trasladar los datos y el análisis de los gastos desde aplicaciones como Excel o Sharepoint hacia una plataforma Procure To Pay (P2P).

Lamentablemente, esta transformación sigue siendo difícil de alcanzar para muchas empresas. Según una investigación reciente de The Hackett Group, State of Procurement Digital Transformation Part 1: Value Drivers and Expectationssolo el 63% de las organizaciones de compras tienen un plan para transformarse digitalmente. Dado que no sería realista esperar al 100% de esos planes se ejecuten con éxito, es probable que menos de la mitad de los equipos de aprovisionamiento se beneficien de la transformación digital. Aunque los obstáculos a la transformación son comunes, no se comparten lo suficiente porque cada equipo siente que solo ellos se enfrentan a esta situación.

Muchas empresas se quedan atrás debido a las limitaciones de sus tecnologías. La reticencia natural a pedir los fondos necesarios para permitir la transformación digital se enfrenta a los gestores que sienten que su empresa es la única que no ha digitalizado procesos relativamente sencillos, como la gestión de facturas y la gestión de contratos.

¡No hay que perder la esperanza! La definición de un nuevo presupuesto es el momento idóneo para poner encima de la mesa nuestras necesidades de inversión. A continuación se indican algunas de las justificaciones de negocio que los departamentos de compras utilizan a la hora de reclamar la transformación digital. También se hace referencia a los obstáculos que deben superarse y a las ventajas que se esperan obtener.

Transformar para minimizar riesgos y optimizar eficiencias

Mantenerse en la situación actual, no modificar nada, puede parecer una opción segura y fácil, pero deja a la gestión de compras -y a la empresa en su conjunto- expuesta a riesgos y a una incertidumbre en cuanto a su eficiencia de sus procesos. Nuestro entorno cambia irremediablemente. El 33% de los encuestados en el estudio de The Hackett Group anteriormente citado, admiten que su servicio no satisface las expectativas de los clientes internos. Imaginen cuál sería ese porcentaje si se hubiera preguntado directamente a los clientes internos. No hacer ningún cambio en la forma en que los Departamentos de Compras se relacionan con las partes interesadas y con los proveedores, es un riesgo importante en sí mismo, sin mencionar los riesgos adicionales y los gastos superfluos que crea: falta de visibilidad del gasto, duplicidad de contratos o incapacidad para aplicar las condiciones acordadas con proveedores, etc.

Transformar para incorporar a los procesos un mayor valor añadido

No podemos limitarnos a alejarnos del pasado como única razón para realizar la transformación digital. ¿Qué es lo que garantiza una correcta evolución? Es evidente que la creación de valor empresarial y la mejora de la usabilidad (experiencia de usuario) serán determinantes para maximizar la adopción de una nueva tecnología. El 97% de los encuestados afirman que es “críticamente” importante para ellos aumentar la contribución de valor de las compras a la empresa. Esto será casi imposible sin la implementación y adopción de soluciones P2P basadas en la nube. Estas soluciones no solo permiten garantizar la correcta aplicación de los procedimientos internos de la compañía (compliance), sino que permiten a la empresa tomar mejores decisiones en menos tiempo, con lo que se tiene una oportunidad clave para crear o mantener una valiosa ventaja competitiva.

A veces es necesario gastar para ahorrar, pero la verdadera justificación para dejar atrás Excel es que demasiados Departamentos de Compras confían en él para realizar tareas y sacará conclusiones para las que no fue diseñado.  Permitir que una manera de trabajar con una perspectiva limitada continúe a largo plazo es como conducir con niebla sin las luces pertinentes. Estos condicionantes han de ser tenidos en cuenta en el momento en el que la empresa planifica cómo gastará sus recursos en el año venidero.

 

Kelly Barner | Owner and Managing Director Buyers Meeting Point Kelly Synerrtade