Hace unos meses escribimos un artículo sobre el back office y cómo contribuye al funcionamiento de una plataforma tecnológica. Indicábamos que los modos con los que un sistema puede gestionar, de manera automatizada, los acontecimientos son:
1. Mediante workflows (flujos de trabajo) que no sean estáticos, que cambien con el tiempo, bien por determinación de los intervinientes o bien automáticamente.
2. Mediante la definición de tipologías de datos necesarios, y la determinación de la calidad de los mismos, que también puede cambiar con el tiempo.
3. Mediante las condicionantes que considerará un RPA (Automatización de Procesos Robotizados), cambiantes igualmente con el tiempo.
… y todo ello se puede alcanzar si se posee un back office adecuado. Estamos hablando de un sistema que le permite hacer algo más que definir a los usuarios, el aspecto o el esquema de categorización del gasto. Un back office permite a un administrador actualizar el esquema maestro de gestión, las reglas de armonización de datos, la jerarquía organizativa, los procesos de flujo de trabajo, las cadenas de aprobación o los condicionantes que se aplicarán en el RPA. Y esta actualización deberá poderse hacer tantas veces como sea necesaria.
De acuerdo con el reciente estudio de Sourcing Innovation, 2020 is Fast Approaching — Better Get on Your Tech Capabilities (Part I, Part II, Part III, y Part IV), el año 2020 se acerca y el ideal que se tenía para la gestión de compras para ese año, a partir de tareas a desarrollar entre 2008 y 2013 (Wayback Machine o WABAC machine), no se ha hecho realidad.
Siendo honestos, para la mayoría de las organizaciones, el panorama actual no es mucho mejor que el de hace 10 años. Aunque muchos proveedores de soluciones de gestión han logrado avances significativos en cuanto a la usabilidad de sistemas integrados, la mayoría no han avanzado en las capacidades de su plataforma. Así que, aunque ha habido avances en ofertas de S2P que han llegado al mercado en los últimos años (construidas principalmente a través de adquisiciones), muchas no son tan poderosas o beneficiosas para la organización como afirman. ¿Por qué?
Las ofertas de Source To Pay (S2C y P2P), fuera de las soluciones enfocadas en agrupaciones “best of breed”, son ahora la norma. Y, la verdad, es que son bastante útiles. ¿Pero son más poderosos?
Considerando las capacidades mencionadas en los recientes posts de Sourcing Innovation, que se suponía eran fundamentales. ¿Cuántas tiene su plataforma? Tal vez un par de ellas, si tiene suerte. Repasemos las algunas de las capacidades que debería tener:
• Automatización de Gestión de Facturas (con una intervención humana necesaria por debajo del 2%).
• Identificación del proveedor.
• Registro automatizado de nuevos proveedores.
• Automatización del proceso de licitaciones (RFX).
• Modelado de los gastos.
Si su plataforma no puede tener estas capacidades, o no las tiene actualmente (al menos la mayoría de ellas) en la medida en la que debería (y podemos garantizar que ninguna plataforma tiene todas estas capacidades en la medida en la que debería), lo más que puede esperar es que la plataforma trabaje activamente hacia un determinado objetivo. La única manera de alcanzar estas capacidades pasará por tener incorporadas funcionalidades que permitan que su plataforma se comporte de manera diferente en función de cambios en las parametrizaciones/condicionantes (esto se centraliza normalmente en un back office).
¿Cuáles son estas capacidades necesarias?
Como se comentó anteriormente, la automatización del flujo de trabajo, la escalabilidad del esquema y el RPA (Automatización de Procesos Robóticos) son la clave. Pero también lo son la capacidad flexible para integrarse (API totalmente disponible y escalable), el acceso ilimitado a proveedores (pool) y el un flexible modelado del reporting de gastos. Estas son capacidades clave que muchas plataformas no tienen, y también, capacidades clave que, cuando están presentes, se encuentran en el back office. Es por ello por lo que decimos que el back office también impulsará la evolución de la plataforma.
La mayoría de las plataformas, incluso las que ofrecen integración, no tienen una integración verdaderamente abierta. Existe una API limitada, y si la integración se restringe a un determinado mapeo de información, sin variaciones, no existe una integración real. ¡Una buena estrategia para las APIs es clave!
La mayoría de las plataformas tienen su propia S-MDM (Supplier Master Data Management o Gestión de Datos Maestros de Proveedores) y algunas ofrecen su propia red o se integran con una determinada, pero aún está muy cerrada. En la actualidad hay un número de redes, de manera que cada una de ellas está controlada por un proveedor que utiliza una tecnología diferente (a menudo propietaria). Por lo tanto, podemos decir que no hay una verdadera estructura “abierta” en cuanto a datos de proveedores. Un proveedor de soluciones no debe construir su propia red, sino que debe integrarse en cualquier red en la que los proveedores de productos y servicios estén y deseen utilizar.
Además, sólo unas pocas plataformas tienen capacidad básica para definir modelos de cuadros de mandos para la ayuda a la toma de decisiones, o para definir mapas de soluciones basados en una composición modular de la solución. Solo una plataforma que permita definir y reutilizar estos componentes comunes van a proporcionar a una organización una oferta escalable.
Por lo tanto, cuando tenga que seleccionar su plataforma S2P, si considera que ha de ser “best of breed”, cerciórese que no sólo ofrezca lo mejor de lo que está disponible hoy, sino que satisfaga sus necesidades del mañana, asegúrese de seleccionarla con una capacidad de back office que, además de los requisitos clave para cubrir necesidades actuales, también permita una verdadera escalabilidad basada en estructura modular de funcionalidades. De lo contrario, su plataforma tendrá límites que dificultarán su sintonía con todos los avances tecnológicos que nos encontramos a cada instante.
¡No son muchas las plataformas que cumplen con estos condicionantes, pero si realiza procesos adecuados de selección, seguro que encontrará lo que está buscando!
Michael Lamoureux | Analista en Spend Matters 
Synertrade
