Una de las soluciones que más ahorro aportan a las empresas es la conferencia web. Y es que, tal y como se destaca desde Digital Samba, el coste en viajes para asistir a reuniones supone un gran coste para las compañías, y está solo por detrás de salarios e I+D. Sin embargo, este tipo de reuniones a través de una pantalla, a pesar de ser muy productivas, cuentan con una serie de singularidades que hay que tener en cuenta a la hora de planificarlas.
– Preparar la reunión. Al igual que en cualquier otro tipo de reunión física, el meeting online se tiene que planificar. Si bien, esta planificación es un poco diferente a la que se realiza en una convencional. El modo de avisar de la misma será a través de otras vías, como el propio sofware que se utilice. Lo ideal es enviar las invitaciones a los participantes con, al menos, una semana de antelación y mandar un recordatorio un par de días antes. También se debe preparar una agenda con los puntos que se tratarán y evitar que se trate de un encuentro demasiado largo.
– Peculiaridades técnicas. Si existe algo que es necesario preparar con máximo cuidado en una reunión online son las condiciones técnicas de la misma. En primer lugar, se debe contar con un software fiable. Encontrarse con problemas de imagen o de sonido una vez comenzado el encuentro puede ser muy frustrante. Del mismo modo, es conveniente utilizar un headset para evitar ruidos en el fondo y disponer de un sitio tranquilo, en el que no existan distracciones ni a nivel de imagen ni a nivel de ruidos.
– Códigos de comunicación. Por último, hay que tener en cuenta que se está hablando ante una pantalla y que esto conlleva una forma de comunicación un poco distinta a la presencial. Desde Digital Samba recomiendan hablar claramente, vocalizando muy bien, y lentamente. Sin embargo, no se debe hablar excesivamente lento, puesto que esto puede llegar a aburrir al resto de participantes. Del mismo modo, hay que tener presente que, si se habla a través de la pantalla del ordenador, es necesario apagar las notificaciones que se tengan programadas, pues esto puede interrumpir y molestar en la conversación.
