Hoy en día hay muchas empresas cuyos productos son únicos y singulares, con unas especificaciones particulares de calidad y funcionalidad, con un plazo y un precio diferente para cada pedido o encargo de los clientes, ya que éstos son cada vez más individualizados en sus necesidades y expectativas.
Para producir productos o servicios singulares no valen los procesos estandarizados con operaciones repetitivas, con tiempos y métodos de trabajo definidos a priori, y con recursos fijos asignados para realizarlas. En cada caso, se necesita estudiar un proceso particular, definiendo las actividades, su secuencia de realización, los recursos necesarios, los tiempos y plazos requeridos y los costes totales del proceso. Este tipo de proceso son los proyectos que tienen características propias y parámetros de gestión específicos.
Un proyecto se define como una secuencia única de actividades complejas e interconectadas que tiene un objetivo o propósito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, con arreglo a un presupuesto y de acuerdo con unas especificaciones. Un proyecto tiene claramente definido un inicio y un fin, y cada proyecto produce un producto único y diferenciado.
Algunos de los retos que la gestión de proyectos plantea a las organizaciones tradicionales son los siguientes:
– Cada proyecto requiere un personal diferente, con habilidades y conocimientos diversos. Las personas que integran los proyectos deben estar dispuestas a afrontar nuevos retos continuamente y a relacionarse con grupos de personas diferentes.
– La estimación de tiempos de duración de las actividades es difícil ya que cada proyecto es diferente; por tanto, la previsión de costes de cada proyecto es sólo aproximada, sobre todo si es muy diferente a los realizados anteriormente.
– La planificación y presupuestación de los proyectos suele abarcar periodos distintos a los ciclos anuales habituales en las empresas.
– La estructura funcional no es la más adecuada para crear y hacer funcionar eficazmente los equipos multidisciplinares requeridos por los proyectos. Las estructuras organizativas deben ser muy informales y flexibles para adaptarlas a las necesidades de cada proyecto.
– Los sistemas de información y control habituales en las empresas no suelen ser los más efectivos para el seguimiento de las especificaciones sobre el alcance y calidad del proyecto, ni de sus plazos y costes.
– Los sistemas de comunicación requeridos en un proyecto no siguen normalmente los canales establecidos en la empresa.
Por todo ello, para crear la cultura necesaria y desarrollar los sistemas de gestión adecuados a la dirección por proyectos, se necesita una organización diferente con personas, estructuras y sistemas de información específicos.
En EOI-Escuela de Organización Industrial realizamos diversas acciones formativas en el ámbito de dirección de proyectos para aportar a los responsables de los departamentos involucrados mayor conocimiento, experiencias y herramientas para una óptima aplicación de las prácticas y sistemas de dirección por proyectos.
Emilio Gómez
Socio de IMP consultores
Coordinador y profesor del área de Operaciones de EOI-Escuela de Organización Industrial
