“Los planes son inútiles, pero planificar lo es todo”. Dwight D. Eisenhower
Eisenhower no pudo estar más acertado en esta expresión tan contradictoria. Planificar es indispensable, sí, calma en cierta manera nuestro afán de intentar saberlo todo. Crea expectativas e intenta acotar la incertidumbre (característica intrínseca de los proyectos).
Entonces, ¿por qué los planes son inútiles? El realizar planificaciones, con unas técnicas más o menos avanzadas, es algo que llevamos realizando durante toda la historia de la humanidad. La forma más básica de planificación es la predicción. Los hombres llevamos prediciendo qué es lo que va ocurrir desde siempre (utilizando desde herramientas software avanzadas hasta contar con la ayuda de chamanes y oráculos). El problema en las predicciones es que muchas veces el factor subjetivo es, sin duda, inevitable.
Muchas organizaciones invierten grandes recursos para generar planes excesivamente detallados: son generalmente cronogramas que generan una falsa ilusión de que todo está controlado. Pero, en ocasiones, esa planificación, en muchos casos, no se vuelve a utilizar durante el proyecto evitando detectar desviaciones y poder actuar a tiempo; y, lo que es más importante, en proyectos, pretender tener un control total de qué es lo que va a pasar es a todas luces imposible (estaríamos entonces diciendo que hemos hecho un plan perfecto, en base a unos requisitos de un cliente o usuario que conoce perfectamente qué es lo que quiere y qué no va a querer más o menos a lo largo del proyecto; una utopía, vamos).
Planificar en exceso puede generar una jaula en la que el equipo esté encorsetado y evite generar cambios que provoquen desviaciones. Estas desviaciones generalmente siempre se ven como algo negativo, por lo que el equipo de proyecto no estará ni mucho menos recompensado ante estas situaciones.
Pero, si no tenemos un plan, ¿cómo sabemos si estamos ejecutando bien o mal nuestro proyecto? Está claro que, si no hay una referencia, no podemos medir.
Sin embargo, no siempre es adecuado obtener el grado de avance teniendo en cuenta las actividades que se han completado con respecto a las planificadas. Esto, en muchos casos, no da información veraz de cuánto se ha progresado realmente.
Además, un plan significa poder anticiparse y preparase (algo muy bueno en proyectos, en los que siempre tenemos incertidumbres). Las planificaciones deben tener en cuenta los posibles riesgos que podamos encontrarnos en nuestros proyectos y, de esa forma, actuar en consecuencia. Esto, sin un plan, hará de la improvisación un claro problema en nuestro proyecto.
Muchas veces se relaciona la disputa entre los dos polos (planificación sí o no), con la batalla siempre abierta entre la burocracia y la adhocracia. Sin llegar a extremos, y en línea con lo dicho anteriormente, el director de proyecto necesitará establecer unos mínimos y saber adaptarse en función del tipo de proyecto.
Así, podríamos considerar la necesidad siempre de tener un plan, aunque sea a alto nivel, para marcar los objetivos y rumbo del proyecto. Y este debería tener la ambigüedad/precisión suficiente y adaptada (especialmente en proyectos de alto componente de conocimiento/creatividad) como para permitir flexibilidad ante cambios y que esto no se vea como una desviación (algo negativo).
Planificar o no planificar, esa es la cuestión.
José Vicente García Calatayud
ISDEFE (Ingeniería de Sistemas para la Defensa de España). Profesor del Programa Ejecutivo de Dirección de Proyectos de EOI – Escuela de Organización Industrial
