En los últimos meses hemos conocido algunos datos económicos que van a influir en el devenir económico de las empresas en todo el ejercicio 2008, y en la relación entre éstas y sus trabajadores.
Con independencia de la actualización de salarios por la subida del I.P.C. que pudiera corresponder a los trabajadores en función de sus convenios o de los acuerdos concretos con la empresa, ésta debe realizar siempre al comienzo de cada año un ajuste en las retenciones de los trabajadores a cuenta del IRPF.
Todavía estamos digiriendo el trago de la subida del IPC en un 4,2%, lo cual ha superado con creces el 2% que con carácter general aplicó el Gobierno para la corrección monetaria de las retenciones del 2.008. Pero no debemos olvidar que el porcentaje de retención que la empresa debe descontar al trabajador en su nómina mensual depende de dos factores: sueldo y situación personal.
En cuanto al sueldo, normalmente la empresa sabrá lo que va a pagar al trabajador durante el nuevo año. Pero también es verdad que a lo largo del año pueden haber cambios en este aspecto, por lo que se tomará como punto de partida la previsión de ingresos que haya para el trabajador en función de lo que en principio va a cobrar mensualmente, y proceder más tarde a una regularización si cambia el importe inicialmente contemplado.
En cuanto a la situación personal, el trabajador debería comunicar a su empresa su situación personal para que su retención sea lo más ajustada posible (por ejemplo, si está casado y su mujer tiene rentas o no, si tiene hijos, etc.). La forma más sencilla de obtener estos datos es pedir que el trabajador rellene el modelo 145 de Hacienda y lo entregue a la empresa. Con ello, se evitará que en el futuro (y podría ser en los cuatro años siguientes) la empresa pueda ser requerida por Hacienda por haber practicado unas retenciones incorrectas y tenga que pagar una liquidación que vendría incluso con sanción.
Si a lo largo del año cambian estos dos factores (por ejemplo sube el sueldo, el trabajador tiene un hijo, etc.) se deberán ajustar las retenciones en la nómina del trabajador. Aunque puede ser en la última nómina del año (diciembre) en la que se realice el ajuste total, normalmente se causa menos perjuicio al trabajador si se realiza la corrección en el momento en que cambia la situación y a partir de ese mes se sigue con el porcentaje de retención que corresponda, ya que si hubiese un desfase de varios puntos supondría que la nómina de diciembre soportaría una rebaja considerable.
Pudiera parecer que este tema no tiene demasiada importancia a la vista de que las retenciones no son más que un anticipo a cuenta del Impuesto sobre la Renta del trabajador, y que luego se regulariza la situación cuando presenta su Declaración de IRPF y paga, finalmente, lo que le corresponda pagar (o le devuelve Hacienda si pagó por vía de retenciones más de lo que correspondía). Sin embargo, en la práctica esto no es así y las consecuencias para la empresa son importantes.
Hacienda interpreta que es la empresa la que tiene la obligación de realizar el cálculo correcto de las retenciones y, por tanto, la que tiene la obligación de ingresar en Hacienda lo que corresponda. De tal forma que si practicó unas retenciones más bajas de lo debido, Hacienda podrá girar liquidación contra la empresa y reclamar las diferencias (incluida sanción por ingreso fuera de plazo), con independencia de que el trabajador ya haya presentado la declaración de IRPF correspondiente a ese ejercicio.
Esta situación está ocurriendo mucho en la práctica últimamente, y en algunas administraciones concretas más que en otras. Por eso, dado que estamos al comienzo de un nuevo ejercicio, es un buen momento para evitar estos problemas para el futuro simplemente con pedir a los trabajadores que nos faciliten los datos correctos de su situación personal. Con los datos personales y los datos económicos, la empresa aplicará el porcentaje correcto de retención al trabajador y evitará incertidumbres para el futuro.
