Aquellos que me conozcan y conozcan mi constante búsqueda para conseguir que las organizaciones implementen mecanismos analíticos modernos y plataformas de aprovisionamiento caracterizadas por la búsqueda de la optimización, probablemente ahora mismo estén confusos al no relacionar directamente el título de este artículo con los objetivos que siempre he perseguido.

De manera que recomiendo releer el título y tomarnos un momento de reflexión.
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Tras esta relectura, repitámoslo: ¡Actualice su catálogo! Sigue siendo la mejor herramienta para el control de costes.

¿Por qué la gestión de catálogos es su mejor herramienta para el control de costes?

Necesariamente los objetivos que siempre se persiguen son: ahorrar costes, evitar costes no necesarios y controlar los costes. Los catálogos no resultan decisivos para conseguir ahorrar costes y tienen un impacto reducido a la hora de identificar y evitar costes superfluos, en este apartado es sabido que se pueden evitar ciertos costes si existen mecanismos de aprobación adecuados (responsables de asegurar que las compras a realizar sólo son las realmente necesarias). Podríamos pensar, de lo dicho, que deberíamos evitar el uso de catálogos, pero mi parecer es que cuando se trata de mejorar el control de los costes, éstos pueden hacer maravillas.

¿Por qué afirmo esto?. En primer lugar, un catálogo es a menudo la mejor herramienta para asegurar que se capturen necesidades de compras que estén afectados por ahorros negociados. Es bien conocido que, en una organización de Compras, entre 30 y 40 céntimos de los ahorros negociados nunca se materializan. Hay muchos condicionantes que justifican esto, incluyendo el “gasto intencional inconformista”, pero las razones más habituales incluyen la falta de conocimiento de los productos y servicios cubiertos por un contrato o la escasa facilidad para identificar el producto o servicio correcto para cubrir una necesidad.

Un catálogo bien estructurado, conteniendo todos los productos y servicios contratados (así como las preferencias de compra), facilita que un comprador identifique más adecuadamente la idoneidad de los productos o servicios necesarios, y además garantice que lo que se solicita forma parte de un contrato con precios negociados. Un usuario puede hacer una búsqueda básica de lo que se requiere, mientras que el uso de un catálogo “inteligente” lleva al usuario directamente al producto o productos más adecuados, permitiendo la creación de una solicitud de compra con un solo click, a falta de pasar por la tarea de aprobación que se hubiera definido, o permitiendo la creación del pedido de compra con ese único click, si no fuera necesario ningún flujo de aprobación.

En segundo lugar, un catálogo es una de las mejores herramientas que una organización tiene para asegurarse de que hay un punto centralizado desde donde capturar todos los gastos de la organización, e incluso sirve para garantizar la no existencia de un producto o servicio contratado que satisfaga las necesidades del solicitante. Un catálogo moderno permite al comprador no sólo comprar productos y servicios bajo contrato, sino también enlazar el proceso con flujos de aprobación (permitiendo minimizar el esfuerzo de confrontación de facturas y su pago posterior). Estamos hablando de la catalogación de productos y de servicios. Un catálogo efectivo proporciona “formularios” que permiten que los servicios estándar sean solicitados con especificaciones previamente determinadas (horas/días o tareas fijas, ubicaciones, etc) y siempre con la capacidad de enlazar de una manera sencilla con procesos de negociación.

Pero aún hay más, un catálogo eficiente también incluye la capacidad de realizar RFXs simples para aquellos productos o servicios personalizados y que no se encuentren en el catálogo. Un usuario simplemente introducirá las especificaciones, las comunicará a los proveedores, que proporcionaran ofertas, ofertas que se comparan para determinar la mejor adjudicación. Esta adjudicación desencadenará la compra, si se tiene la disponibilidad presupuestaria y si el solicitante tiene capacidad de autorización de la compra o se facilitará el direccionamiento de la solicitud al aprobador identificado por el sistema en base a la definición de los flujos de aprobación.

En tercer lugar, el solicitante puede comunicar toda la información de la que disponga para que sea conocida inmediatamente por parte de un comprador senior y, de esta manera, éste proporcionará toda la ayuda/conocimiento para garantizar una correcta respuesta de los proveedores ante la demanda solicitada. El comprador senior puede entonces guiar al solicitante hacia un producto o servicio apropiado existente en el catálogo, o puede crear una RFX/Subasta adecuada, en el supuesto de no existir nada parecido en el catálogo. Para el caso de tratarse de una necesidad con un alto coste, el comprador senior puede asumir el proceso de búsqueda y adjudicación de la mejor oferta procedente de proveedores consultados.

Los mejores catálogos son aquellos que permiten capturar el gasto a lo largo de toda la organización, y esa es la clave del control de los costes, facilitando el conocimiento de la cuantía del gasto, la naturaleza de este o la distribución del suministro entre los distintos proveedores. Conocer los proveedores seleccionados es fundamental para gestionar los costes y definir las estrategias de futuras compras en cada una de las categorías de suministros. Es por esto por lo que todos los proyectos en donde se busca un adecuado análisis de los gastos comienzan con la recopilación de los mismos desde sistemas dispares y persiguiendo la normalización dentro de un sistema unificado que permita un análisis más efectivo y bajo distintas dimensiones (categorías de compra, solicitante o proveedores). Pero, como todos sabemos, una empresa con altos volúmenes de compra, necesitan recopilar, depurar, mejorar y analizar todos los parámetros asociados a la compra. Estas tareas conllevan por lo generar entre 6 semanas y 6 meses. Estos plazos tienden a convertir el gasto en obsoleto. Sin embargo, si los gastos pasan por un catálogo, la centralización, la categorización y los datos depurados ya están allí, los gastos se pueden analizar en tiempo real, permitiendo implementar correcciones con la misma rapidez.

Por todo lo descrito, los catálogos siguen siendo la mejor herramienta de control de costes que puede utilizar. ¿Qué otra herramienta puede extenderse rápidamente al conjunto de solicitantes a lo largo de la organización?

Accelerate Catalogue & Webshop le ayuda a crear y administrar catálogos de última generación que pueden ser utilizados por todos los empleados de su empresa para generar sus solicitudes de compra. No se necesita formación para usar nuestra solución orientada a cliente, lo que garantiza una máxima adopción por parte de los usuarios y permite conseguir una disminución significativa del gasto Maverick en su organización.

 

Michael Lamoureux | Analista en Spend Matters