IDEAS

¿Por dónde empezar con una Suite de Compras?

Rainer Machek. Vicepresidente Ejecutivo en Synertrade

Existen múltiples enfoques a la hora de considerar una tecnología especializada en la gestión de compras, pero, ¿cuál es el primer paso a dar cuando se desea implementar una Suite de Procurement?

Comenzando con Procure-To-Pay, solución encargada de liberar al Departamento de Compras de tareas repetitivas y en las tareas de aprobaciones en función de los procedimientos internos de las compañías. El uso de soluciones Procure-To-Pay permitirá a los solicitantes la búsqueda sencilla de sus necesidades a partir de catálogos. Esto eliminará muchas de las interacciones entre solicitantes y compradores, y se conseguirán unas solicitudes de compras mucho más precisas.

Seguidamente con la Gestión de Proveedores, se alcanzará un nivel superior en la calidad del dato de cada proveedor. Adicionalmente, se minimizará el esfuerzo de captura de datos de proveedores a partir de entradas de ellos mismos, gracias a componentes como el Auto-registro o el Portal del Proveedor.

Además, con la Gestión de Contratos se aumentará drásticamente la “aplicación de las mejores prácticas” para todos los contratos futuros, ya que se evitará el uso de contratos no actualizados por el Departamento Legal. Para la mayoría de los usuarios, podría decirse que la funcionalidad más demandada de una nueva solución de gestión de contratos es su capacidad para encontrar contratos. En segundo lugar, se encontraría la capacidad de avisar sobre próximas finalizaciones en la vigencia de contratos, garantizando el control de las renovaciones automáticas.

¿Cuál es nuestra recomendación? Basándonos en la experiencia de 20 años prestando servicios en el mercado, consideramos que la mejor opción es empezar por buscar:

¡Transparencia y Ahorro!

Siempre me he preguntado por qué las decisiones estratégicas se toman a menudo a partir de la obtención de informaciones que no son 100% fiables. A menudo, no todos los gastos incurridos se consideran en la solución de Análisis de Gastos. Además, debido a las fusiones y adquisiciones, muchas “Nuevas Compañías” tienen dificultades para ver consolidado el gasto world wide procedente de distintas divisiones.

Dicho esto, Synertrade recomienda implantar una gestión de gastos reales y fiables. Si ésta no fuera la situación actual, lo más adecuado es encargar a personal especializado la limpieza y armonización de sus datos y la definición de las variables de análisis. La solución debería soportar análisis por niveles de cada proveedor, a nivel de grupo o de empresa, además del detalle del gasto de cada registro del Maestro de Productos y Servicios.

Cuando se logra esta transparencia de la información, el comprador estratégico encontrará decenas de oportunidades con las que iniciar proyectos estratégicos de mejora del ahorro del gasto.

El mejor de los casos pasa evidentemente por manejar un sistema de Análisis del Gasto integrado con los procesos de negociación, evaluación y gestión de la demanda. La existencia de esta integración facilita en gran medida la navegación desde una visión especifica en el Análisis del Gasto, hasta la ejecución de procesos del día a día de las compras.

Proporcionar este nivel de transparencia garantiza un impulso diferencial a sus procesos de compras y crea el soporte adecuado para implementar posteriormente sistemas de Gestión de Proveedores, de Procure-To-Pay y de Gestión de Contratos.

En resumen, en la mayoría de los casos hay que:

  • Ver lo que se gasta.
  • Comenzar nuevas iniciativas.
  • Alcancanzar ahorros objetivos.
  • Limpiar datos maestros de proveedores.
  • Implementar Procure To Pay.
  • Y, a continuación, implementar la Gestión de Contratos.

Hay que tener en cuenta que el orden de los factores no altera al producto y que las excepciones confirman la regla.

 

Rainer Machek

Vicepresidente Ejecutivo en Synertrade

 

 

Artículo incluido en el número de octubre de la revista Agenda de la Empresa