El verano ha tocado a su fin y como los buenos estudiantes que preparan su mochila, los CPOs tienen que proveerse de las herramientas adecuadas para garantizarse una buena gestión de su próximo año.
1. Una agenda: la mejor herramienta de planificación.
Una agenda es la mejor manera de planificar las actividades. Para los compradores, una agenda es sinónimo de un Planificador de Compras (Procurement Planning). Esta herramienta es la que busca un Responsable de Compras para permitirle anticipar actividades que busquen alcanzar las necesidades demandadas. En cualquier Departamento de Compras, la planificación es el camino más adecuado para conseguir la Matrícula de Honor.
2. Un buen estudiante tiene siempre todo lo que necesita: un estuche bien equipado.
Junto con las mejores estrategias de compras y una excelente planificación, es necesario también poder confiar diariamente en las herramientas adecuadas para administrar cada una de las actividades, monitorizarlas y compartir el conocimiento de su situación con el resto de los colaboradores.Las plataformas de “Compras Digitales” concentran aplicaciones diseñadas como herramientas de productividad para que los compradores ahorren tiempo en todas las etapas del proceso de compras.
– Aplicación “Tender” (Solicitudes de Ofertas).
– Aplicación “Auction” (Subastas).
– Aplicación “Webshop” (Tienda Web).
– Aplicación “Supplier Assesment” (Evaluación de Proveedores).
3. Construyendo tu Biblioteca Básica de Conocimiento.
Únicamente con un buen estuche no se garantiza que el estudiante esté preparado para iniciar un curso exitoso: hace falta el conocimiento. Podemos tener una estrategia, tener las herramientas que permitan personalizar su sistema, pero se ha de acceder fácilmente a la información fiable para convertirte en el mejor. Contar con la mejor información posible se ha convertido en una cuestión clave para las empresas.
4. Para un estudiante una regla es la herramienta indispensable para realizar mediciones.
Una regla es algo que un estudiante usa muy frecuentemente, tanto si desea tomar medidas como si quiere trazar líneas rectas. Es necesario utilizar pues una herramienta capaz de medir los resultados de todo su trabajo y evaluar el impacto de su departamento de compras en términos de rendimiento general. Una buena herramienta de inteligencia de compra debe permitir al departamento de compas obtener una medición precisa, y bajo distintos criterios, para permitir la toma de las decisiones más correctas. El alcance del análisis de las compras puede ser muy amplio y abarcar aspectos tales como:
– Spend (Análisis del Gasto)
– Purchasing Performance (Análisis del Ahorro de los procedimientos de compras)
– Supplier Performance (Análisis de las evaluaciones realizadas a sus proveedores)
– Supplier risk (Análisis de los riesgos previsibles de cada uno de los proveedores)
Todo ello le permite la implementación de nuevos planes de acción, tendente a optimizar su “Planificación de Compras”. Si conseguimos todo esto, ¡alcanzaremos sin duda la Matrícula de Honor!
5. Un buen estudiante se preocupa de tener los mejores compañeros de estudio.
Un estudiante, incluso uno muy bueno, no puede tener éxito por sí mismo. Tiene que saber relacionarse con los demás, saber trabajar en grupo, y ayudarse compartiendo aquellas informaciones que aporten valor.
El Departamento de Compras puede contribuir al rendimiento general e interactuar con otros departamentos. Con la mejora de esta comunicación se puede identificar fácilmente el impacto de las acciones del Departamento de Compras en otros servicios o en otras actividades de la empresa.
Con estas 5 herramientas esenciales podrá conseguir resultados de una manera controlada y eficiente, además de hacer partícipes de cada tarea a sus socios externos y a sus colaboradores internos gracias a un entorno colaborativo.
Sébastien Dumas 
VP Marketing & Business Development en Synertrade
