Cuando estamos ante la toma de decisiones, también en compras, no solo hay que pensar en la rapidez, sino también en contar con los datos relevantes para tener garantías de que se está tomando la mejor decisión. Se necesita información clara, de calidad y que venga directamente de los procesos definidos.
Principio general: agilizar las etapas previas a la toma de decisiones
La previa a la toma de decisiones afecta, y mucho, pudiendo ralentizar el proceso. Evidentemente habrá que tomarse el tiempo necesario para analizar, recopilar, enriquecer, depurar, filtrar y validar toda la información. Los datos erróneos o de mala calidad traen consigo un alto riesgo de obtener indicadores (KPIs) poco fiables.
Reflexionar por adelantado sobre qué datos manejar tiene un impacto directo en la calidad de los cuadros de mandos. Solo se deberán manejar los datos esenciales, porque ya se sabe aquello de que “demasiada información es igual a ninguna información”. Los tiempos empleados en la toma de decisiones son inversamente proporcionales al número de procesos automatizados usados para capturar los datos y directamente proporcionales al volumen de datos manejados.
Establecer un marco inteligente para el análisis de datos
Una vez recopilados todos los datos, es necesario establecer un marco analítico correctamente definido.
Siguiendo con el ejemplo de depuración de los proveedores, el marco analítico ha de permitir:
• Identificar las categorías de compras afectadas por un próximo vencimiento de contrato.
• Para estos proveedores, examinar aquellos que presentan valores no aceptables de los indicadores de riesgo definidos (dependencia, salud financiera, imagen de marca…).
• Para las categorías de compra de los proveedores con riesgos, analizar si otros proveedores de grado A, los más fiables, suministran productos equivalentes.
De esta manera evitará estar vinculado demasiado tiempo a proveedores que no aporten. Hemos llamado a este enfoque el DAR (Dashboard Analyze Reporting). Este enfoque:
• Garantiza un proceso de preparación metódica para la toma de decisiones.
• Dividiendo las actividades de análisis.
• Basándose en una cultura de datos de alta calidad y obtenidos de manera transparente. Partir de datos de calidad facilita la toma de decisiones en grupo, mientras que la transparencia minimiza el impacto negativo de informaciones que no cumplan con los procedimientos de su Compañía.
Establecimiento de sinergias con el Departamento de Compras
Ni siquiera teniendo las soluciones tecnológicas más avanzadas se puede lograr un progreso completo sin una adecuada planificación de las personas implicadas. Es necesario contar con un sistema capaz de dar respuesta a todos los implicados, incluyendo a los empleados. Este aspecto representa una excelente oportunidad motivacional. Todo ello repercute en incrementar la colaboración entre los intervinientes, independientemente del departamento implicado.
Agilizar la toma de decisiones de compras no implica “ser rápido y eficiente”, sino que hay que saber combinar las capacidades de la solución de compras con el valor añadido que aportan los empleados. Fomentar el uso de una solución eProcurement para garantizar la calidad del dato puede proporcionar una ventaja competitiva, acotando los proveedores que interesa mantener, pero, por otro lado, tendrá la derivada del incremento del rendimiento de los empleados, que dispondrán de más tiempo para aplicar sus habilidades y su creatividad a raíz de los análisis de la información. Un doble triunfo para todas las empresas que buscan mejorar su rendimiento.
Bertrand Gavroy | Consultor PreVenta en Synertrade 
