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La administración electrónica: transformador de la sociedad digital

Adolfo Borrero

Si hay un factor que ha hecho una realidad el avance digital de la sociedad española ha sido la pronta introducción de los trámites fiscales de la Agencia Tributaria, acompañada de la identidad digital del DNI electrónico y de los certificados de la Fábrica de Nacional de Moneda y Timbre. Si bien el primero fue el gran impulsor de la divulgación de los beneficios de la Sociedad de la Información, por motivos de comodidad y, cómo no, de la obligación de la declaración anual, no han sido menos eficientes los servicios de certificación digital que proveen los segundos.

El avance de la administración electrónica tuvo un fuerte auge en los años previos a la crisis, años en los que las administraciones en general disponían de presupuestos suficientes para provocar avances significativos que nos mantenían en vanguardia y que situó a España en los primeros lugares mundiales de la transformación digital. La crisis, que conllevó una caída drástica de los presupuestos y una mortandad de empresas muy importante, ha sido de tal calado que, todavía hoy, ya en plena recuperación, no se invierte lo necesario para recuperar el espacio perdido. Lo que, además, se ve acrecentado por la falta de ejecución presupuestaria de la Administración andaluza en esta materia.

En Andalucía, la Administración hizo un notable esfuerzo con el desarrollo del denominado MOAD (Modelo Objetivo de Ayuntamiento Digital), que ha sido utilizado como un repositorio de aplicaciones para que las diputaciones y grandes ayuntamientos andaluces, aceleren el desarrollo de la e-Administración. En sus orígenes, uno de los pilares del mismo fue la firma electrónica (@Firma) que supuso una auténtica Compra Pública de Innovación y que fue difundida a la Administración Central del Estado y, de ahí, su difusión a todas las CC. AA.

Durante la crisis, las diputaciones provinciales han sido más resilientes a la situación de escasez y se han convertido en motores del desarrollo de la e-Administración, manteniendo versiones de las plataformas autonómicas, si no expandiéndolas para dar servicios a sus municipios.

Con la aparición del Cloud Computing (Servicios en la Nube), las diputaciones han podido crear servicios centralizados que permiten ahorrar notablemente en la infraestructura hardware y servir versiones actualizadas del software que proveen, creciendo en el número de procedimientos administrativos disponibles desde sus centros de datos.

En la última asamblea de la RIU (Red de Iniciativas Urbanas), se puso en evidencia que muchas de las entidades locales que han sido beneficiarias de fondos EDUSI (Estrategia de Desarrollo Urbano Sostenible e Integrado) tenían planes de ampliar sus catálogos de procedimientos administrativos electrónicos, pero existían claras desigualdades entre ellos y además hay solapamientos en estos desarrollos. Las diputaciones pueden poner orden a estas redundancias, canalizando los presupuestos destinados a la OT2 (Smart Cities y administración electrónica) de manera coordinada y aplicarlos de manera racional. La EDUSI es un revulsivo actualmente para el avance de la e-Administración, que puede generar un fuerte avance si se racionaliza de manera adecuada.

Beneficios de la e-Administración

Los beneficios que nos aportaría un desarrollo pleno de la e-Administración, como propugna la ley de 2015, pueden diferenciarse en diferentes categorías:

  • Enraizado con el ODS13, la digitalización genera una disminución de los gases de efecto invernadero, debido a la eliminación de los desplazamientos a sedes físicas.
  • Los tiempos ahorrados por los ciudadanos frente a los procedimientos de ventanilla tradicionales se valoran en miles de horas por persona ganadas.
  • El confort que genera a la población la disponibilidad de los servicios 24×7 los 365 días del año, liberando a los funcionarios de una carga de trabajo.
  • Aumento del aprovechamiento de los recursos, tanto materiales como humanos, por parte de las administraciones, aumentando su eficiencia.
  • En cuanto al ODS16, la transparencia generada es innegable y muy controvertida, al hacer patente el estado de las tramitaciones, el tiempo empleado en ellas y la calidad de los resultados, con una comunicación electrónica que es perseguible.

Es raro que hoy día un ayuntamiento no tramite de forma electrónica algún procedimiento, aunque solo el 22% de ellos dispone de más de 100 trámites online. Los servicios de la e-Administración más frecuentes son los siguientes:

  • Sistema Electrónico de Gestión de Expedientes.
  • Tablón de Anuncios Electrónico.
  • Sistema de Notificación/Comunicación Electrónica.
  • Sistema Electrónico de Gestión de Resoluciones Administrativas.
  • Sistema Electrónico de Firma y Custodia de Documentos.
  • Perfil de contratante.
  • Reclamaciones, quejas y sugerencias.
  • Responsabilidad patrimonial.
  • Reservas de instalaciones deportivas.
  • Volante de empadronamiento.

Ciudades Sostenibles, Administración Inteligente

El despliegue de Planes Estratégicos en las EE. LL., muy desarrollados gracias al programa lanzado por el Ministerio de Hacienda, EDUSI, contiene la planificación de avances en los procedimientos de su e-Administración que buscan llegar a una administración sin papeles que hoy día ya es posible gracias a soluciones innovadoras para el tratamiento automatizado de la información, con captura y análisis inteligente de documentos para conseguir una administración eficiente e íntegramente digital. El expediente electrónico es parte de los procesos de las soluciones inteligentes, adaptadas a las nuevas formas de gestionar los servicios públicos, que permite la automatización inteligente de las operaciones e incluso su robotización.

Relación con el ciudadano

La digitalización de la relación con el ciudadano se gestiona a través de procesos informáticos que unen a todos los stakeholders del sistema, de manera que se posibilitan modelos colaborativos entre los ciudadanos, entidades y empresas. Hay múltiples vías que usan las diferentes administraciones como son las que siguen:

  • Oficina Municipal de Información al Ciudadano (O.M.I.C.).
  • Webs municipales con electrónica, sedes físicas y aplicaciones para móviles.
  • Presencial: Servicio de Atención al Ciudadano (SAC) en dependencias municipales.
  • Online: buzones digitales de alcaldía y el SAC, correo electrónico municipal y de departamentos y delegaciones,redes sociales (Facebook y Twitter) o por otras aplicaciones gratuitas.

En este último aspecto, que es especialmente relevante dada su implicación por parte de la ciudadanía y las empresas, más del 80% de las ciudades españolas utiliza las redes sociales. Todas las ciudades que utilizan redes sociales emplean Facebook y Twitter, seguidas de Instagram y YouTube, habiéndose contabilizado, en total, hasta 13 redes sociales empleadas por los ayuntamientos. El 83% de las EE. LL. que las utilizan realizan análisis de ellas para la toma de decisiones de manera total (35%) o parcial (48%).

Democracia abierta

Ayuntamientos como el de Madrid han desarrollado aplicaciones como “Consulcom” para permitir consultas a la ciudadanía para la ayuda a la toma de decisiones en la gestión del municipio. Es lo que se conoce como democracia abierta, que no hay que confundir con la votación electrónica.

La aplicación de la Inteligencia Artificial a este terreno resulta muy interesante a la hora de analizar tendencias de la opinión de los ciudadanos respecto a una temática determinada, realizando análisis de los comentarios vertidos en las redes sociales.

El software español de Citibeats permite el análisis de estas bases de datos de tamaño descomunal e inferir información inteligente para la toma de decisiones.

Calidad del servicio y sistema de indicadores

El 52% de las ciudades españolas manifiesta usar un sistema de indicadores para medir la calidad de los servicios que presta su e-Administración, aunque solo el 34% lo mantiene parcialmente. Pero tan solo el 9% de ellas los mantiene de forma actualizada y los usa de manera efectiva para la toma de decisiones.

Si nos vamos a los sistemas normalizados, solo un 4% de las ciudades tiene indicadores que siguen la UNE178. El 44% no conoce la norma y el 34% no sabe si los indicadores la cumplen. Existe un 18% que considera que los indicadores siguen dicha normal parcialmente.

Especial mención es el seguimiento del sistema de referencia de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la Agenda 2030, en el que solo un 17% de las ciudades españolas los tiene en consideración de manera efectiva en sus organizaciones y hay otro 17% que los tiene en consideración, pero de manera parcial.

Conclusión

Todavía nos quedan algunos años de la implantación plena de la administración electrónica, a la que la crisis le ha infligido un serio retraso; tenemos que recuperar los niveles de inversión del pasado para poder conseguir esta meta. Es completamente necesaria la implantación de la e-Administración para la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la Agenda 2030, debido a la eficiencia y la transparencia que aportan los procesos administrativos digitalizados.

Finalmente, considero que las diputaciones provinciales son un instrumento imprescindible para racionalizar la inversión pública en los sistemas de e-Administración y conseguir su implantación en zonas rurales.

 

Adolfo

Adolfo Borrero Villalón

CEO de Aalto Consultores

Presidente de la Comisión de Smart Cities de Ametic y CEOE

 

 

Artículo incluido en el especial sobre Administración Pública digital del número de marzo de la revista Agenda de la Empresa