Con el objetivo de optimizar recursos y mejorar en la calidad de sus servicios, Pelayo aborda un proyecto novedoso a través de un acuerdo alcanzado con AdeA, empresa de consultoría que ofrece una gama completa de servicios de gestión documental.
El proyecto se ha planificado con una implantación en fases, en las que se han incluido las diferentes adecuaciones de las instalaciones en el centro integral de Pelayo en Getafe (Madrid), en base a los requerimientos técnicos legales, el suministro de todos los medios humanos, a través de la cesión de los empleados de Pelayo que pasan a formar parte de la plantilla de AdeA y todos los medios técnicos necesarios para dar continuidad al operativo documental.
Como tarea previa, la consultora ha realizado un estudio detallado del archivo y el almacén existentes con el objeto de maximizar el espacio y optimizar ambas gestiones, adaptando la operativa existente a las novedades que se irán introduciendo en las distintas fases.
Uno de los elementos innovadores que Pelayo incorpora con este proyecto es la adecuación de su operativa al software AdeaNet, lo que permitirá realizar una gestión a medida en un tiempo record.
Con el nuevo software la entidad consigue acelerar sus procesos, reducir costes y mejorar la eficacia y calidad de sus servicios, con la posibilidad de gestionar online miles de movimientos diarios de documentos de forma rápida, eficaz y segura.
Este nuevo sistema proporciona a Pelayo, entre otras funcionalidades, un conocimiento en tiempo real de la documentación custodiada, nuevas entradas de documentación, consultas en proceso, expurgos, etc., a la vez que permite controlar los diferentes niveles de referenciación, realizar consultas en todas sus tipologías o generar informes en sus múltiples opciones documentales.
Por otra parte, AdeA, entidad de gran referencia en su sector, garantiza la seguridad electrónica de la gestión documental de Pelayo, mediante su certificación ISO 27001:2005 y la adecuación a rigurosos procedimientos de Gestión Medioambiental avalada por la certificación UNE EN ISO 14.001:2004, poniendo a disposición de Pelayo un Plan de Acción Medioambiental para todas las ubicaciones en las que se llevará a cabo las tareas de almacenamiento.
Sobre Pelayo
Seguros Pelayo, fundada en 1933, es una aseguradora dirigida al ámbito familiar que, aunque el mayor volumen de negocio se centra en los seguros de automóviles, cada vez está más diversificada, ofreciendo a todos sus clientes una alta gama de productos. En la actualidad ocupa el segundo puesto en el ranking de Mutuas Aseguradoras de España y destina parte de sus beneficios a proyectos sociales que, desde su constitución en 2005, se canalizan a través de la Fundación Pelayo, que orienta los recursos disponibles entre aquellos colectivos más vulnerables y desfavorecidos, mediante proyectos en los que también colaboran los propios empleados.
Sobre ADEA
Fundada en 1995, ADEA presta servicios de gestión documental a través de una oferta que abarca todo el ciclo de vida de la documentación, desde su creación hasta su destrucción, pasando por la clasificación, la digitalización, la custodia física y la consulta en cada momento del mismo. ADEA presta igualmente servicios de consultoría de gestión documental a sus clientes, cubriendo desde el análisis preliminar del flujo de documentos dentro de una empresa hasta el diseño integral, implementación y mantenimiento de los procesos de gestión documental de una organización. Cuenta con instalaciones en la zona Centro, Gran Canaria y Portugal y con una plantilla cercana a los 150 empleados. En el año 2011, la compañía alcanzó unos ingresos cercanos a los 11 millones de euros.
