La homogeneización de procesos de gestión de viajes de negocios en los distintos países donde opera una empresa permite un control centralizado de la gestión y una coordinación de indicadores para establecer comparativas de servicios. Según los expertos reunidos ayer por Forum Business Travel en el hotel Tryp Ambassador de Madrid, este proceso que están llevando a cabo muchas empresas españolas, aún siendo necesario, no está exento de dificultades.
Según Agustín Casado, travel manager de Eptisa, uno de los ponentes de la jornada, “no resulta nada fácil implantar una política de viajes global, ya que cada país funciona de manera distinta. Los mercados locales son dispares, sobre todo cuando salimos de la UE, Canadá y EEUU. En algunos hay problemas de inseguridad jurídica, con normativas y costumbres complicadas de armonizar. Incluso los proveedores con presencia multinacional no se comportan igual en todos los países”.
A pesar de todo, “las empresas españolas son cada vez más conscientes de la necesidad de globalizar su gestión”, añadió Casado, quien recomienda realizar un “análisis previo del mercado al que va dirigida la implantación y aplicar cierta flexibilidad a la política de viajes de la central para ajustarse a la peculiaridades locales”.
Como explica Charles de Bonnecorse, director de Ventas para España en American Express Barceló Viajes, “el éxito de la globalización de un programa de viajes depende directamente de la capacidad de la empresa para involucrar a sus filiales en todo el proceso, desde la evaluación de las necesidades locales hasta llegar a la puesta en marcha del servicio, garantizado a través de un SLA (Service Level Agreement) Global.”
Óscar García, socio fundador de FBT, subrayó por su parte la importancia de involucrar a la dirección general de la empresa: “hay que encontrar el equilibrio entre la imposición pura y dura y la tolerancia excesiva para no crear tensiones. Se trata más de convencer que de vencer”.
Una vez implantada la política de viajes se abre un periodo esencial de seguimiento. Para Pilar Navas, experta en travel management, “al principio el control debe ser exhaustivo para detectar cuanto antes las divergencias, pero tampoco hay que bajar la guardia después, porque los programas de viajes son vivos, los destinos a los que se viaja cambian, y si no cambian la circunstancias y el entorno de mercado sí lo hacen”.
En conclusión, y como señala Marcos Franco, chief marketing officer de Transhotel, “la homogeneización y el control de gastos en los viajes de negocios tienen en la tecnología un colaborador esencial y necesario. La industria tiene que innovar para ofrecer herramientas capaces de aglutinar cualquier gasto producido en cada una de las fases de un viaje de empresa. Sólo así, mediante una foto clara, fidedigna y fácil de comparar, se podrán optimizar al máximo este tipo de acciones y medir al milímetro sus beneficios.”
