La gestión de las facturas es una de las tareas más arduas y sensibles a los que se enfrentan las empresas a diario. Además, este proceso implica importantes costes de gestión documental e impresión de las que las empresas no son conscientes, ya que conlleva un importante uso del papel y un flujo de trabajo complicado.
Para ayudar a las empresas a superar estos y otros muchos retos, Xerox, la compañía líder en servicios y tecnología, cuenta con una solución de digitalización, ahorro de papel y colaboración – Digital Alternatives – que permite a las empresas trabajar como si tuviesen delante un documento físico, sin necesidad de imprimir ningún archivo, y que ya está utilizando el departamento de logística de su filial en España para simplificar su proceso de facturación.
El área de logística de Xerox España recibía una media de 3.000 documentos en papel al año, e imprimía y escaneaba aproximadamente 6.000 documentos, por lo que invertía una importante cantidad de tiempo y dinero en gestionar todos estos archivos y enviarlos por correo postal. Al implantar Digital Alternatives, este departamento ha conseguido reducir a cero las impresiones, los escaneados de documentos y los envíos postales, además de eliminar los costes internos, el riesgo de perder una factura y mejorar los plazos de entrega.
“Decidimos implantar Digital Alternatives para hacer más sencillo nuestro proceso de aprobación de facturas, y la verdad es que ha sido una decisión más que acertada. Y es que, además de ser pioneros en implantar esta solución, hemos conseguido multitud de beneficios para nuestro departamento de logística, tanto cuantitativos como cualitativos, gracias a que ahora trabajamos principalmente con facturas electrónicas”, comenta Lola Pérez, Jefe de Logística de Xerox España. “Hemos reducido las tareas manuales, así como el riesgo de cometer errores o perder facturas, estamos experimentando importantes ahorros de costes y tiempo al reducir las tareas manuales intensivas y dejar de generar costes internos, y somos mucho más eficientes y productivos en lo que hacemos”.
Digital Alternatives también está contribuyendo de forma sostenible, ya que, de media, y al año, permite un ahorro de energía de hasta 1.172kwh, y ayuda a que la compañía deje de emitir hasta 314kgs de gases de efecto invernadero y 41kgs de residuos sólidos (papel).
Digital Alternatives: la alternativa intuitiva, versátil y flexible al papel
Con Digital Alternatives Xerox está apostando por la productividad, la seguridad, la eficiencia y la movilidad para usuarios profesionales, a través de una aplicación intuitiva y sincronizada con los dispositivos móviles de los mismos para garantizar que el contenido esté siempre disponible. Permite que éstos lean, guarden, compartan y anoten (resalten, tomen notas, firmen, rellenen formularios) desde una sola aplicación, y ayuda a completar procesos específicos de trabajo basado en documentos entre equipos e iPads, sin necesidad de utilizar papel.
Digital Alternativas se integra con la infraestructura de una empresa, se aloja en la red y su departamento informático puede implementarla y administrarla de forma centralizada. De esta forma los empleados pueden tener acceso uniforme y siempre disponible a sus documentos profesionales más importantes, y los departamentos de TI pueden mantener el almacenamiento seguro de sus archivos, en combinación con las medidas de seguridad corporativas de la empresa.
Digital Alternatives se encuentra dentro la estrategia de los servicios de impresión gestionados de nueva generación de Xerox. Es una de las herramientas que ofrece la compañía para que sus clientes puedan automatizar y simplificar sus flujos de trabajo, después de analizar y optimizar el parque de impresión de los mismos, y asegurar que todo el proceso funciona de una forma segura y fiable. De esta forma las empresas pueden ser más eficientes y conseguir niveles más elevados de impresión y gestión documental con herramientas que agilizan la digitalización de los flujos de trabajo en papel.
