Entrevista a Alberto Redondo, Marketing Manager Iberia & Latam de SERES
Agenda de la Empresa: Háblenos de la trayectoria de SERES.
Alberto Redondo: SERES pertenece al grupo empresarial francés Docapost. Somos una empresa internacional pionera y especialista en Soluciones de Intercambio Electrónico Seguro de Documentos donde actuamos como Tercero de Confianza. Ayudamos en la transformación digital de las empresas en el campo de la optimización, automatización y gestión de procesos en las relaciones B2B, B2G y B2C. Nuestros servicios se basan en un crecimiento estable, tanto en resultados financieros, expansión geográfica, como en aumento de clientes y tráfico de documentos. Somos la compañía de referencia en el sector porque nos dedicamos exclusivamente al intercambio electrónico seguro de documentos. De ahí que, en el sector privado, más de la mitad de las empresas del Ibex35 han confiado en nosotros, y, en el sector público, hayamos puesto en marcha el primer punto de entrada de e-facturas en las administraciones públicas, el catalán, y uno de los más grandes, como el andaluz. Contamos con la mayor red mundial de negocios por usuarios, volumen y tipos de documentos. Heredado de la figura de nuestra matriz, La Poste, el correos francés, desde el primer día entendimos el EDI (Intercambio Electrónico de Documentos) y la factura electrónica como un servicio esencial para la sociedad, no sólo como un modelo de negocio. Esto nos ha permitido ofrecer un servicio completo que ha simplificado la facturación de las empresas y las Administraciones públicas (AA. PP.), identificando y conectando con todos los puntos de entrada públicos y privados para que, con una única solución, nuestros clientes puedan dar respuesta a un complejo entramado de conexiones.
A.E.: ¿Cuáles son los objetivos que se plantea para este año?
A.R.: SERES ha mantenido su crecimiento de clientes y tráfico, incluso durante los años de crisis. Nuestras expectativas para 2016 son muy buenas, esperamos seguir creciendo con la base de que somos una empresa de servicios y que nuestra matriz, La Poste, el correo francés, entiende que nuestra labor no sólo debe buscar un bien económico sino también un bien para la sociedad. Estamos aquí para acompañar a las empresas a pasar del papel al formato electrónico. Debemos ser conscientes de que cuando las empresas confían en un operador para trabajar con factura electrónica lo hacen a largo plazo. Pasamos a ser un aliado de confianza de su negocio. Por lo tanto, nuestro objetivo esencial es seguir invirtiendo en I+D+i para desarrollar, adaptar y mejorar un sistema completo y global de intercambio electrónico de documentos. Queremos seguir creciendo en los mercados donde ya estamos presentes y profundizar en otros mercados emergentes para poder seguir ofreciendo mayor conectividad a nuestros clientes y usuarios.
A.E.: ¿Cuáles son las ventajas / inconvenientes de la factura electrónica?
A.R.: La principal ventaja es que se convierte en una herramienta real y tangible para la transformación digital de las empresas. Dentro de este gran ámbito, destacan el ahorro de costes y las mejoras en la informatización y automatización de procesos rutinarios y poco productivos, desde el punto de vista más operativo, y la mejora en la gestión de tesorería y reporting con la información en tiempo real sensible para las decisiones corporativas, desde el punto de vista más estratégico. Otro de los grandes beneficiados de este cambio es el medio ambiente, dado que se reduce el uso del papel y tóner/tintas, y se contribuye a mantener un planeta más sostenible. El principal inconveniente tiene relación con una ventaja, la de cumplir con el requisito de algún cliente o proveedor, como en el caso de España con la obligación de utilizar factura electrónica con las AA. PP. Muchas empresas entienden este cambio como una imposición y toman una decisión a corto plazo y sesgada que, a la larga, le produce desajustes en el proceso de facturación y contabilidad. En vez de ir a mejor, se complica al asumir el tratamiento de dos tipos de facturas, las de papel y las electrónicas. La clave está en las limitaciones de la solución que decida la empresa para su proyecto.
A.E.: Tras el cambio normativo impulsado por el Gobierno, ¿cómo está siendo el proceso dentro de las AA. PP.?
A.R.: Siempre que se pone en marcha un nuevo sistema hace falta realizar ajustes de todo tipo. Ha habido un gran número de empresas que se acercaban por vez primera a la facturación electrónica, lo que provocó los habituales problemas de adaptación y puesta en marcha. Por su parte, en las AA. PP. no existía una completa infraestructura operativa, probada y documentada para recibir facturas electrónicas. Las AA. PP. han realizado, y están realizando, un significativo esfuerzo para reducir los problemas normales de este cambio. A un año vista del cambio en 2015 podemos decir que la situación es de estabilidad. El proceso de facturación con las AA. PP. ha cambiado radicalmente a mejor. Quitando algunas excepciones, la aprobación de facturas se realiza de una forma más transparente y segura. Quizás, la asignatura pendiente, aunque algunos han acusado a la factura electrónica, es que el pago de las facturas depende de que haya fondos para pagarlas. Hay que dejar claro que, ahí, la factura electrónica no tiene culpa.
A.E.: Háblenos del ahorro conseguido hasta ahora por las AA. PP. gracias a la factura electrónica.
A.R.: SERES realiza y analiza estudios donde se muestran cuáles son las tareas relacionadas y sus posibles costes en las empresas y cómo los mejora la factura electrónica. Como resumen, en cuanto a los ahorros, se estima que el coste medio de una factura recibida en formato electrónico es de 2,27 euros frente a los 7,22 euros de la factura en papel. En emisión, el coste medio de cada factura electrónica es de 1,64 euros en formato electrónico y de 4,45 euros en papel. Teniendo en cuenta estos cálculos, podemos hablar de un gran ahorro. Según fuentes del Estado en 2015, se gastan 12,87 millones de euros menos desde que se empezó a utilizar el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe) en el mes de enero. Si a este ahorro se le suma el de otras entidades públicas que no utilizan FACe, entendemos que se ha ahorrado, en el primer semestre de 2015, 24 millones de euros en las AA. PP. y cerca de 14 millones de euros a los proveedores. Somos conscientes de la controversia de estos datos, sobre todo por el aumento significativo de recursos que se deben aplicar a asumir el cambio y a solucionar la problemática del lanzamiento del proyecto. La realidad es que este aumento de recursos desaparece al cabo del tiempo, y es ahí donde estos ahorros empiezan a cobrar más fuerza.
A.E.: ¿Por qué cree que aún muchas empresas no emplean este método? ¿Qué les hace falta para dar el paso?
A.R.: Lo que pasa es que si, además de focalizar las facturas electrónicas (entendidas como estructuradas, como facturae y edifact), contásemos las facturas en pdf, que se utilizan comúnmente entre pymes o entre empresas y particulares, y las facturas donde su origen es electrónico pero el destinatario imprime un papel, hay muchas más empresas que utilizan la factura electrónica de lo que dicen las estadísticas, el 13%. Posiblemente, cerca del 90% de las empresas en España han recibido o emitido alguna factura electrónica. La clave de estos datos está en la calidad del cambio. Si se deciden a sustituir la base del proceso en papel por uno electrónico, se pasa de papel a envío por email de un pdf, las empresas se centran en la factura electrónica como un cambio menor. Ahora bien, si el cambio es en la forma de gestión que se transforma digitalmente, ahí todavía muchas empresas no utilizan la factura electrónica. Lo cierto es que la factura provoca más ventajas a las empresas que las económicas de ahorro de costes. Dependiendo del enfoque y visibilidad de sus dirigentes, el proyecto puede aportarle más o menos beneficios sostenibles. Normalmente los descubren una vez lo inician y tienen que volver a invertir en una solución acorde al cambio. No suelen tardar mucho en conocer sus aportaciones. Una vez que una empresa envía o recibe facturas electrónicas desde este enfoque, ya no abandona el proceso para volver al sistema antiguo.
A.E.: ¿Cree que el uso de la factura electrónica puede ser beneficioso para las pequeñas y medianas empresas? ¿En qué medida?
A.R.: Claro. Pero deben ser conscientes de que la implantación de la factura electrónica fue, y es, un proceso de arriba hacia abajo, iniciado por las grandes compañías, especialmente las que ya utilizaban EDI (Intercambio Electrónico de Documentos), que arrastraron a las más pequeñas. Las empresas que empiezan a utilizar la factura electrónica son las que mejor están preparadas. Son capaces de acordar la forma y los detalles de trabajar y, por lo tanto, de hacer valer su posición. El mejor consejo para las pequeñas y medianas empresas es utilizar estándares, nacionales, como facturae, o internacionales, como edifact, y que el proyecto, aunque se crea lo contrario, tome en cuenta a sus socios de negocio. Las pymes creen que la transformación digital con el uso de la factura electrónica tiene que ver sólo con las grandes empresas. Piensan que necesitan una solución acorde a su tamaño. Creemos que ahí está uno de los errores. Que utilicen sistemas de facturación electrónica abiertos, compatibles e interoperables con una gran capilaridad, y que realicen una correcta gestión del cambio del papel al formato electrónico, tanto en la relación con sus clientes y proveedores como de sus procesos internos, hará que la factura sea beneficiosa para ellas. No es sólo un cambio tecnológico.
A.E.: ¿Qué podemos esperar de la factura electrónica en un futuro?
A.R.: Además de su masificación, el futuro de la factura electrónica se consolida con el mejor uso de la información que contiene. También ha de ser entendido como la punta de un iceberg de un aumento en la variedad de documentos a intercambiar electrónicamente (contratos, pedidos, informes, nóminas, impuestos, etc.). Por otra parte, el futuro de la factura electrónica supone un paso más en la denominada transformación digital en el campo de la optimización, automatización y gestión de procesos en las relaciones B2B, B2G y B2C.
Inma Sánchez
