Cobrar facturas es todo un arte que muchas veces, si no se domina, se convierte en convierte en pesadilla para el que tiene que hacerlo. Tal y como afirman desde la plataforma de facturación electrónica Keyandcloud, algunos factores clave son anticiparse, segmentar impagados y contar con un sistema de gestión que nos ayude con el seguimiento. Otras de las tácticas a seguir son las siguientes:
1. Ser rápido. Las estadísticas indican que si se actúa antes de seis meses desde el vencimiento, se puede recuperar el 90% de los impagados. Es muy importante actuar rápido, el tiempo es el peor enemigo del cobro y el mejor aliado del moroso.
2. Negociación directa. La insistencia y la gestión personalizada son la mejor solución para un impagado. Con la visita al deudor y la negociación directa se llega a cobrar el 85% de las deudas comerciales.
3. Segmentar la cartera de impagados. Cada cliente es diferente y puede afrontar diferentes problemas (importe de la deuda, días de retraso, nivel real de riesgo, número de impagados acumulados, etc.). Por ello, es necesario disponer de estrategias de cobro según el cliente. La clave es clasificar los impagados en categorías basándose en criterios objetivos que indiquen lo que tenemos que hacer dependiendo de cada cliente y cada situación.
4. Optimizar la gestión. Tener soporte documental y contar con un buen programa informático de facturación gracias al cual poder hacer un seguimiento pormenorizado de las facturas y clientes. Esto ayudará a conocer la situación de cada impagado, facilitando informes claros y precisos y conservando el histórico de las acciones realizadas.
5. Anticipación. Ningún impago se soluciona solo, no se puede esperar cobrar de forma espontánea. Por ello, la empresa debe tener una estrategia de anticipación para la gestión de los morosos, y no una estrategia meramente pasiva que arranque cuando el problema sea ya un hecho.
6. Sensación de control. Hay que transmitir al deudor la sensación de que controlamos la situación. Esto no implica un comportamiento agresivo, el lenguaje debe ser correcto con el deudor, pero con un argumentario bien preparado que dirija la conversación hacia el objetivo.
7. Priorizar acciones. Hay que priorizar los objetivos de las acciones de recobro y centrarse en la selección de los deudores en los que los resultados puedan ser más satisfactorios.
8. Ser prácticos. Negociar y aceptar cualquier forma de pago y, si es necesario, buscar alternativas, como el fraccionamiento de la deuda.
9. Aplicar intereses. Todo impagado representa un coste para nosotros. Por este motivo, y siguiendo los principios establecidos en la legislación mercantil y en la directiva comunitaria del Parlamento Europeo, se pueden aplicar intereses de demora al deudor y, si es posible repercutir, los gastos de gestión y recobro.
10. Asignar responsables y tiempos. Y si es necesario, tener las tareas bien definidas para proceder con los impagados.
