Según se apunta desde SARCE, editor de software, este tipo de soluciones deben estar alineadas con los nuevos entornos de movilidad y cloud que vienen siendo habituales ya, en el ámbito profesional. O sea, estas herramientas deben facilitar la accesibilidad desde cualquier dispositivo móvil, es decir, deben permitir el inicio de una solicitud, en cualquier momento, adjuntar una factura o proceder a una aprobación.

Entre los imprescindibles que menciona SARCE, dice que también debe ofrecer al empleado la posibilidad de subir cualquier documentación vinculada al gasto de su viaje al repositorio central corporativo o bien, a la nube, desde donde posteriormente se pueda continuar con la tramitación.

En la parte meramente funcional, las organizaciones demandan herramientas de reporting que permitan aprovechar los beneficios de este tipo de aplicaciones participando con distintos roles. De forma que, impulse una gestión digitalizada y centralizada de los gastos de viaje en la que puedan intervenir distintos perfiles de empleados pertenecientes, a su vez, a diferentes departamentos o áreas de la compañía.

Joaquin Lasheras, director de SARCE España, dice que “la capacidad de hacer analíticas sobre los gastos, las comparativas presupuestarias para analizar desviaciones, los indicadores de rendimiento de las inversiones en viajes (si, hay que saber los costes de los viajes dentro de los sistemas de prospección comercial (CRM) y tener la capacidad de ver cómo impactan en la rentabilidad de los clientes o proyectos) son herramientas muy potentes para las áreas de negocio y financieras, que les permiten tomar decisiones incluso más allá de sus políticas de gastos de viaje. La fijación de estos conceptos es básica para poder automatizar procesos, como aprobaciones o rechazos de solicitudes de gastos por falta de rentabilidad en el destino al que van dirigidos o de partidas que los soporten”.

La implantación de una solución de este tipo, se convierte en un gran aliado del director de administración, porque permite automatizar la gestión de las compensaciones de IVA, el registro automático de estos gastos en la contabilidad general, el control de los techos de gasto o la importación de movimientos de pagos electrónicos; los administrativos la utilizarán para controlar las notas de gastos, directamente contra los tickets digitalizados, realizar los reembolsos de estas o conciliar gastos con pagos electrónicos.

Pero el director de recursos humanos también podrá apoyarse en este tipo de aplicativos para gestionar la política de viajes y gastos integrándola con su sistema RRHH, mientras que el director financiero podrá gestionar la solicitud de anticipos de dinero y los cambios y divisas. Paralelamente, el controller realizará con ella el reporting sobre el Business Travel, tanto cuantitativo como cualitativo. Y si es el caso, también será la base para que el director de logística pueda administrar las flotas de vehículos empresariales.

“Estas soluciones optimizan procesos que son transversales a las organizaciones, impacta a muchas áreas. Pero sea cual sea el rol dentro de la organización, este tipo de soluciones mejoran los flujos de trabajo potenciando la transparencia y la eficiencia y optimizando los recursos”, termina Joaquín Lasheras.