DATISA, compañía española especializada en el desarrollo y comercialización de software ERP con 30 años de experiencia en el mercado, resalta los múltiples beneficios que la tecnología de códigos de barras podría aportar a la gestión de artículos y almacenes en las Pymes del sector distribución.
Para fomentar el uso de estas tecnologías, la organización está llevando a cabo una campaña informativa, en la que se analizan los principales beneficios que son capaces de aportar los Códigos de Barras y la infraestructura informática necesaria para que una Pyme alcance su óptimo aprovechamiento.
“La tecnología de Códigos de Barras se utiliza mucho en las grandes compañías, no tanto en las pequeñas y medianas empresas. Las Pymes de distribución, sin embargo, también podrían beneficiarse fácilmente de esta tecnología fácil de implantar y de usar, que ofrecen unas capacidades muy avanzadas para el manejo de artículos y almacenes, a un coste muy asumible”, explica Isabel Pomar Ballestero, Directora de Marketing de DATISA.
Agilidad y ahorro de costes en el control de artículos
Muchos grandes fabricantes nacionales e internacionales ya incorporan los códigos de barras a sus productos. Sin embargo, algunas de las Pymes que distribuyen esta mercancía, no sólo no aprovechan dichos códigos, sino que ni siquiera son conscientes de toda la información almacenada en los mismos, de la que podrían disponer y volcarla automáticamente en sus sistemas de gestión.
Entre sus principales ventajas, destacan:
- Fiabilidad: Con su uso se reducen al mínimo todos los errores humanos inherentes a la introducción manual de la información de los artículos, en las tareas de su recepción, traslado en el almacén o entre almacenes, recuento o expedición. A modo de ejemplo, una captura manual de un código de barras contiene en promedio 1 error por cada 300 caracteres capturados, mientras que con lectores de códigos de barras este error se reduce a uno por cada 3 millones de caracteres.
- Rapidez: Un código de barras de 14 dígitos puede ser leído en aproximadamente 1 segundo, mientras que capturar manualmente esta misma información nos ocupará 5 segundos o más. Este ahorro, asimismo, se multiplica, si aplicamos este mismo mecanismo tanto en los recuentos de stock (cuyo tiempo de ejecución se reducirá de días en horas), como en la entrada de producto, en sus traslados dentro del almacén o en su expedición.
- Información adicional en el control y el manejo de artículos: Los códigos de barra permiten la identificación inequívoca de los artículos (tipo, fabricante, país de procedencia, etc.), pero en sus diferentes modalidades (los EAN 8 y 13, el DUN 14 o el UCC-128, etc.), también incorporan otros múltiples datos acerca del producto, como sus fechas de empaquetado o de caducidad; características adicionales como el peso en kilos a la longitud en metros de productos especiales o la ‘variable logística’ que identifica el número de unidades de producto contenidas en un lote o unidad de empaquetado, agilizando aún más los procesos de recepción, control y expedición.
- Automatización de procesos: Con los códigos de barras se automatizan un importante número de procesos y la información capturada pasa a estar disponible directamente en el sistema de gestión central de la organización, para evitar las roturas de stock y el sobre-estocaje, mejorar el control global de los artículos y para permitir la toma de decisiones en tiempo real, a un coste administrativo muy reducido.
- Coste reducido frente a otras alternativas del mercado: Los equipos de lectura e impresión de códigos de barras son los más baratos del mercado, si los comparamos con tecnologías alternativas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), con la banda magnética, con la Radio Frecuencia (RFID Tag.) o con las plataformas de reconocimiento de voz.
- Ahorros en la formación a los usuarios: Los equipos informáticos necesarios para el uso de códigos de barras son muy flexibles, fáciles de instalar y de usar. Gracias a esto, el coste de formar al personal es prácticamente nulo, ya que el manejo básico de estas tecnologías consiste en la ejecución de dos comandas: ‘apuntar’ y ‘disparar’.
Infraestructuras TI necesarias para usar códigos de barras
A continuación, detallamos todo lo que necesita una compañía para el uso y el aprovechamiento de los códigos de barras:
- Escáneres capaces de leer dichos códigos (la mayoría hoy en día lo son) y PDAs o lectores de códigos de barras inalámbricos, si queremos identificar fácilmente los productos en su recepción o expedición, o mientras nos movemos por el almacén. Un punto a destacar es que la organización no sólo debe adquirir este hardware, sino procurar su adecuada configuración, dado que existen diferentes posibilidades de personalización que no se accionan de manera automática.
- Un software de gestión capaz de leer y de interpretar la información de los códigos de barras. El ERP elegido, debería ser capaz de leer todos los tipos de códigos de barras estándar o, por lo menos, aquellos que se van a utilizar, pues de ello dependerá la adecuada introducción y el aprovechamiento de los datos para la gestión.
- Generación de códigos alternativos: Una característica muy útil del sistema ERP desplegado también sería la capacidad de otorgar códigos alternativos a los productos recibidos (por ejemplo, para que en un negocio, como una pastelería, los paquetes de harina provenientes de diferentes proveedores, con códigos de barra distintos, se puedan agrupar bajo un único código de materia prima, facilitando las existencias globales en tiempo real).
- Impresión de etiquetas: Que el software de gestión de la compañía pueda generar e imprimir etiquetas de códigos de barras, tanto para la generación de códigos internos (por producto, por lote o por lineal), como para poder reemplazar fácilmente cualquiera de los códigos de fabricante que, a su recepción y debido a su deterioro, no se pueda leer o interpretar correctamente.
